비즈니스 미팅을 위해서는 일정, 조직, 리더십, 기록 보관 및 후속 조치가 필요합니다. 프로젝트가 어떻게 진행되는지는 회의에서 가능한 협업 노력에서 흘러 나오는 의사 결정과 조치에 달려 있습니다.
필요한 항목
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비망록
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회의실
회의 일정 초안 작성. 의제는 프로젝트 또는 목표를 향상시키는 데 필요한 의사 결정을위한 토론이 필요한 모든 문제에 대한 개요입니다. 모든 알려진 문제점을 요약 개요 형식으로 글 머리 기호로 나열하십시오. 일단 의제가 작성되면 문제를 알게되고 누가 회의에 참석해야하는지 알 수 있습니다.
미팅에 참석해야하는 모든 사람에게 대량 메일을 보내거나 전화를 걸어 참석자가 여러 명인 경우 1 주일간 날짜와 시간으로 가용성을 요청하십시오. 이것은 바쁜 일정으로 인해 혼자 힘든 도전이 될 수 있습니다. 모든 사람의 사용 가능 여부를 확인한 후 일정을 참조하여 사용 가능한 날짜와 시간을 확인하십시오. 회의를 개최하기에 충분한 시간을 계획하고, 회의의 날짜, 시작 시간, 종료 시간 및 장소와 모든 의제를 회의의 사본과 함께 발송하십시오.
회의 준비를 위해 모든 참석자에게 토론 주제가 될 문서와 함께 배포되는 의제 사본을 준비하십시오. 디스플레이 보드와 파워 포인트 프리젠 테이션은 easels 및 필요한 프로젝터, 랩탑 및 스크린과 함께 표시 할 준비가되어야합니다. 또한 회의 주최자는 회의 진행을 준비 할 수 있어야하며 기록 보관 인은 회의에 참석하여 메모를해야합니다.
회의 주최자 / 리더는 토론을 계속 진행해야합니다. 토론은 필연적으로 접선 문제와 주제없는 토론으로 이어질 것이므로 지도자는 토론이 결국 의제 항목으로 돌아가는지 확인해야합니다. 지도자는 또한 시간을 추적하고 모든 의제 항목을 치기 위해 토론의 흐름을 유지해야합니다. 지도자는 토론을 시작하기위한 의제 항목에 대한 간략한 설명을 제공하고 필요한 정보를 얻기 위해 질문을하거나 참석자의 의견을 요청해야합니다. 지도자는 완수를 책임지는 사람과 완수를위한 예상 시간표를 가지고 각 행동 항목을 결론 짓는다.
모든 의제 항목이 끝나면 그룹은 필요한 경우 후속 회의를 주선하거나 동의 한 요일과 시간에 정기적으로 개최되는 회의를 계획해야합니다.
기록 보관 인은 자신의 노트를 개요 형식으로 정리 된 회의록으로 작성해야합니다. 초안은 회의 참석자에게 보내 져서 의견, 수정 또는 변경을 요청해야합니다. 최종 회의록은 참석자에게 배포되어야하며 후속 조치에 사용되며, 필요한 경우 차기 회의 의제로 사용됩니다.
