직원들이 미팅보다 적은 것을 좋아하는 경향이있는 경우, 미팅의 시간이 변경되어 그에 따라 자신의 일정을 변경해야합니다. 그러나 직원들에게 정보가 제공되지 않는 것이 훨씬 더 심각합니다. 변화에 대해 경고하는 메모를 작성하여 직원들을 지키십시오. 그들은 메시지를 좋아하지 않을지도 모르지만, 내부 의사 소통의 가장 좋은 형태처럼 메모가 짧고 요점을 잘 이해할 것입니다.
메모의 정보 표제를 작성하십시오. 왼쪽과 네 개의 분리 된 단일 간격 라인에 "날짜", "끝", "시작"및 "제목"을 씁니다. 각각 콜론이 와야합니다. "From:"다음에 이름과 직책을 적으십시오.
회의 시간 변경, 단락 사이의 이중 간격에 대해 단 하나의 단락으로 구성된 단락을 세 개까지 작성하십시오. 첫 번째 단락에서 이전 시간과 회의의 재조정 시간을 지적하십시오. 회의 위치가 변경되었거나 그대로 유지되었는지 나타냅니다.
시간 변화의 이유를 긍정적 인 방법으로 설명하십시오. 직원들은 회의 시간이 변경된 이유를 질문 할 수 있지만 기밀 정보를 위태롭게 할 수 있습니다. "회의 시간은 회의에 참석해야하는 모든 사람의 필요와 일정을보다 잘 반영하도록 변경되었습니다."
낙관적 인 세 번째 단락을 씁니다. 예를 들어 "이 일정 변경을 수용하는 데 협조 해 주셔서 미리 감사드립니다. 나는 (회의 시간과 장소에서) 당신을 만날 것을 고대합니다."
당신의 이름 뒤에 당신의 이니셜을 써서 존재감과 신뢰감을 더 해줍니다. 이름이 맨 위의 제목에 인쇄되어 있기 때문에 메모 하단에 서명하지 않아도됩니다.
메모를 보급하기 전에 교정하고 편집하십시오. 직원이 귀하의 커뮤니케이션 자료에서 오류를 포착하게하지 마십시오.
메모를 적절히 배포하고 최상의 노출을 위해. 결석 한 직원이 전설적인 사무실 라인으로 돌아가는 것을 원하지 않는다는 것을 기억하십시오. "나는 메모를받지 못했을 것입니다."회사 전체의 메모는 종종 식당과 휴게실에 게시됩니다. 추가 된 "보험"을 위해 각 직원의 메모 복사본을 만들어 자신의 사서함이나 책상에 보관하십시오.
