편지는 직원이나 고객에게 정책 변경 사항을 알리는 가장 좋은 방법입니다. 사람들은 너무 많은 광고와 이메일 메시지로 매일 포격을 받기 때문에 표지판과 이메일을 무시하는 경향이 있습니다. 반면 문자는 형식과 중요한 메시지와 관련되기 때문에 무시하기가 더 어렵습니다. 통보 편지는 간단하게 작성하고 매우 효과적입니다.
프린터에 회사 레터 헤드를 넣으십시오. 대부분의 회사는 정식성과 권한의 개념을 전달하는 데 도움이되기 때문에 공식적인 커뮤니케이션이 레터 헤드에 있어야한다는 정책을 가지고 있습니다.
날짜를 입력하여 편지를 엽니 다. 편지가 개인에게가는 경우, 수령인의 이름과 주소를 입력하십시오. 편지가 비슷한 공지 사항을 대량 메일 발송하는 경우, 이름을 입력하거나 워드 프로세싱 프로그램의 편지 병합 기능을 사용하여 이름을 삽입하십시오.
"친애하는 Mr. / Ms. (이름)"다음에 콜론을 입력하거나 "Dear Valued Customer"또는 이와 유사한 인사를하기 위해 편지를 보내십시오.
상황을 간단히 설명함으로써 편지를 시작하십시오. 연체 된 서적이나 지난 만기일 계산서와 같이 나쁜 소식을 전하려고 쓰는 경우 법안이 무엇인지 그리고 얼마나 늦었는지 설명하십시오. 정책 변경에 대해 고객에게 알리려면 정책 변경 필요성을 설명하는 문제를 설명하십시오.
수신자가 메시지를 놓치지 않도록 통지를 명확하고 간결하게 설명하십시오. 정책 시행시기와 관련된 날짜를 제공하십시오.
마감일이나 편지 수령자가 따라야하는 절차와 같은 행동 정보를 제공하십시오. 질문이있는 경우 연락처 정보를 제공하십시오.
직원이나 고객에게 관심을 가져 주셔서 감사 드리며 편지를 닫고 이름을 입력하십시오. 이름 위에있는 공간에 로그인하십시오.
팁
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편지를 간결하고 사실대로 보관하십시오. 당신이 너무 많은 사과를하면 고객이나 직원들이 통지 또는 정책 변경에 대해 논쟁 할 수 있다는 표시로 해석 할 수 있습니다.
