기술의 지속적인 발전으로 21 세기의 최근 트렌드 중 하나는 소위 페이퍼리스 (paperless) 사무소였습니다. 종이없는 사무실은 실제로는 종이가 전혀없는 것이 아니라 최소한의 종이를 사용하여 가능한 한 많은 문서를 디지털 형식으로 변환합니다. 서류가없는 사무소는 장점과 단점을 모두 지니고 있으며, 두 가지 모두 전통적인 기록 보관에서 전환을 고려하는 조직에서 고려해야합니다.
더 작고 효율적인
디지털 파일은 종이 파일보다 훨씬 적은 물리적 공간을 필요로하며 정리하기가 훨씬 쉽습니다. 또한 보관 된 디지털 파일은 보관 된 종이 파일보다 훨씬 쉽게 액세스 할 수 있습니다. 한 번에 여러 사용자가 손쉽게 디지털 파일을 공유하고 원격지에서 디지털 파일을 액세스 할 수 있으므로 작업 효율성이 향상됩니다.
환경 의식이있는 의식
종이 파일이 적 으면 중복 사본 및 일반 기록 보관에 사용되는 종이가 적습니다. 이 요소는 대부분의 경우 종이없는 사무실을보다 환경 친화적 인 분위기로 만듭니다. 온라인 잡지 및 기타 출판물의 경우 디지털 출판은 중금속, 용제 및 환경에 유해한 기타 물질을 함유 한 잉크를 제거하는 것을 의미합니다.
소프트웨어 및 하드웨어 문제
페이퍼리스 오피스는 레코드를 저장하는 데 사용되는 소프트웨어 및 하드웨어가 작업자를 허용하는만큼 효율적입니다. 소프트웨어 버그 및 장비 고장은 페이퍼리스 (paperless) 사무실의 작동에 심각한 장애를 일으킬 수 있습니다. 서류가없는 사무실의 소프트웨어 및 하드웨어의 유지 보수 또한 중요합니다. 정보 기술 (IT) 직원 또는 컨설턴트는 종종 하드웨어를 정기적으로 서비스하는 기술자뿐 아니라 필수적입니다.
데이터 입력 오류 및 학습 곡선
모든 전환과 마찬가지로, 종이없는 사무실로의 전환은 종종 직원들이 이미 컴퓨터에 정통하지 않은 사무실 환경에서 학습 곡선을 수반합니다. 데이터 입력 오류로 인해 비용이 많이 들고 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 또한 데이터 입력 및 파일링 오류로 인해 레코드를 잘못 분류 할 수 있으므로 나중에 찾을 수 없거나 불가능합니다.
보안 문제
디지털 레코드는 해킹 또는 직원의 느슨한 보안으로 인한 무단 액세스에 취약 할 수 있습니다. 특히 민감한 법률 및 의료 기록의 경우, 데이터 손실로 인해 관련 회사에 심각한 책임이 발생할 수 있으며, 특히 과실이 관련되어있는 경우에 그러합니다. 디지털 기록을 폐기하는 것은 특히 공유 네트워크 환경에서 특히 어려움을 겪습니다. 단순히 파일을 지우는 것만으로도 디지털 레코드가 완전히 지워지지는 않습니다. 문서를 휴지통에 던지면 나중에 다른 사람이 용지를 검색하지 못하게됩니다.
