절차서는 설립 된 정책을 준수하거나 작업 단위를 완성하기위한 목적, 범위 및 처방 된 방식을 요약합니다. 절차 순서는 선행하는 단계 순서의 엄격함과 복잡성으로 인해 한 문장에서 여러 섹션이나 단락에 이르기까지 다양합니다.
절차 진술은 절차 수행과 관련된 정보의 요약이므로 절차가 완료 될 때까지 작성해서는 안됩니다.
절차 범위 및 복잡성 결정
완료된 절차를 검토하십시오. 콘텐츠의 정확성과 완전성을 보장합니다.
절차 수행을 담당하는 모든 부서 직원을 확인하십시오.
절차 감독 및 집행을 담당하는 모든 부서 직원을 확인하십시오.
절차에 사용 된 그림, 다이어그램, 양식, 컴퓨터 화면, 보고서 등 모든 전시품을 확인하십시오.
절차에 사용 된 흔치 않은 또는 특수한 용어를 모두 식별하십시오.
절차의 주요 목적과 결과를 확인하십시오.
절차 초안
절차를 확인하십시오; 절차 내용이나 사용법을 나타내는 이름이나 제목을 제공하십시오 (예: "고객 불만 사항 처리").
수행을 담당하는 특정 직책에 주목하여 절차의 목적과 의도 된 청중을 기술하십시오.
예:이 절차에는 고객 서비스 부서 대표 및 수퍼바이저가 MS-CRM 시스템을 사용하여 고객 불만 사항을 기록, 추적 및 해결하기위한 지침이 포함되어 있습니다.
목적 MS-CRM 시스템을 사용하여 고객 불만 사항을 기록, 추적 및 해결하기위한 고객 서비스 부서 대표 및 감독 표준 실무를 수립하고 전달합니다.
절차에 나와있는 각 전시회의 이름과 외관 순으로 나열하십시오. 예:
그림 1: MS-CRM 로그온 화면 그림 2: MS-CRM 불만 기록 화면 그림 3: MS-CRM 불만 사항 기록 보고서
사전 순으로 나열하고 절차에서 발견 된 고유하거나 특별한 용어를 정의하십시오. 예:
용어 해설: 담당자가 지정한 법무 부서 대표. CCID: 고객 불만을 식별하는 고유 한 9 자리 번호. EXT: 항목 반환 유예 기간 연장 코드.
수행 된 기능을 포함하여 절차에 영향을 받거나 영향을받는 모든 직위를 직책에 따라 알파벳 순으로 나열하십시오. 예:
역할 및 책임 1. 고객 서비스 관리자: 절차 개발, 유지 보수 및 승인을 감독합니다. 2. 고객 서비스 담당자: 절차에 따라 업무 기능을 수행합니다. 3. 고객 서비스 감독자: 절차를 배포합니다. 집행 및 훈련을 감독합니다.
팁
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능동태 작문 스타일을 사용하여 어리 석음을 제거하십시오. 예를 들어 "이 절차의 목적은 설명하는 것입니다 …."또는 "이 절차는 설명하려고합니다 …"라고 쓰는 대신 "이 절차는 설명합니다 …"라고 씁니다.
경고
프로 시저 문의 표준 템플리트가 이미 있어야합니다. 그렇지 않은 경우, 모든 프로 시저 명령문이 동일한 "모양과 느낌"을 갖도록 개발해야합니다.
