정책 및 절차 설명서는 조직의 규칙 및 실행해야 할 구체적인 방법을 자세히 기술 한 문서입니다. 조직의 일반적인 전망에서 들어오는 메일을 처리하는 방법에 이르기까지 모든 것을 다룹니다. 정책 및 절차 설명서에 대한 몇 가지 기본 아이디어는 설명서를 직원들에게 더욱 유용하게 만듭니다.
부서별 의견 수집
조직의 공식 매뉴얼을 작성하기 전에 모든 부서의 정책과 절차에 대한 피드백을 받아야합니다. 정식 정책 및 절차 설명서가없는 경우에도 부서는 자체 비공식 정책, 메모 및 흩어져있는 안내서를 가지고있을 것입니다. 정책 및 절차 설명서는 새 사업체 또는 조직을 위해 작성되지 않은 한 해당 부서가 이미 운영되는 방식을 고려해야합니다. 완전히 새로운 정책과 절차를 도입하면 학습 곡선으로 인해 제작 속도가 느려질 수 있습니다. 대신, 정책과 절차 매뉴얼을 혼란을 피하기 위해 모든 비공식 정책과 절차를 한 곳으로 통합하는 곳으로 생각하십시오.
그러나 이것은 절대적인 규칙은 아닙니다. 정책 및 절차 설명서 작성의 이점 중 하나는 조직 작업의 효과를 검토 할 수있는 기회를 제공한다는 것입니다. 매뉴얼을 작성할 때 다른 부서의 관리자와 직원들과 이야기하여 그들이 현재 작업하고있는 정책과 절차 중 어느 것이 성가 시거나, 어렵거나, 일관성이 없는지 확인하십시오. 그렇다면 매뉴얼을 완성하기 전에보다 효율적인 작업 방법을 논의하기 위해 회의를 가질 수 있습니다.
정책과 절차 구분
정책에는 수행 할 수있는 작업과 수행 할 수없는 작업을 설명하는 일반 규칙이 포함됩니다.이 규칙은 철학적에서 특정 작업까지 다양합니다. 예를 들어 정책은 "우리는 환경 친화적 인 것"또는 "입학 부서에 모든 입학 요청 제출"이 될 수 있습니다. 절차는 정책을 수행하기위한 단계별 절차를 설명합니다. 정책 및 절차 설명서를 작성할 때 정책 머리글 및 각 정책 부제목 또는 목록의 절차를 작성하여 두 가지를 구별하십시오. 이렇게하면 정책 수행 방법에 대한 구체적인 정보를 찾으려는 직원이 매뉴얼을 신속하게 탐색 할 수 있습니다.
명확하고 구체적이어야한다.
정책 및 절차 설명서를 작성할 때 전문 용어, 복잡한 문장 및 모호한 지시 사항을 자르는 작업을 자주 검토해야 할 수 있습니다. 문장을 15 단어 이하로 유지하십시오. 하나 이상의 방식으로 해석 될 수있는 실행 또는 문장을 피하십시오. "모든 송장 처리 및 관리자에게 양식 보내기"와 같은 지침을 제공하는 대신 송장 처리 절차를 설명하고 관리자에게 보낼 특정 양식 이름을 제공합니다.
한 명 이상의 직원이 정책 및 절차 매뉴얼을 검토하여 이해하기 어려운 부분이 있는지 확인할 수 있습니다.
정기적으로 검토 및 업데이트
정책 및 절차 설명서는 살아있는 문서입니다. 유용한 정보를 유지하려면 필요할 경우 정기적으로 검토하고 업데이트하십시오. 매년 1 회 회의를 열어 정책 및 절차 설명서를 변경할 필요가 있는지 확인하십시오. 여기에는 작업을 수행하는 새로운 방법, 어렵거나 혼란스러운 단락을 표현하는 방법 및 설명서를 더 유용하게 만드는 방법에 대한 브레인 스토밍이 포함됩니다 (예: 자세한 정보를 추가하거나 다른 장을 색으로 구분).
연락처 이름, 개인의 전화 번호 및 웹 사이트 URL과 같은 시간에 민감한 정보를 정책에 넣지 마십시오. 설명서의 특정 사람이나 제목을 언급하는 대신 부서 이름을 참조하십시오. 이것은 정책과 절차서가 더 오랫동안 관련되도록하기 위해 도움이 될 것입니다.
