서류 정리 시스템은 사무실 설정에 장단점을 제공합니다. 대부분의 회사는 서류 서류를 서류 캐비닛에 보관하는 전통적인 서류 정리 시스템을 사용합니다. 사용되는 파일 시스템의 가장 일반적인 유형은 알파벳 체계입니다.
목적
서류 정리 시스템은 문서를 정리하고 직원들이 쉽게 찾을 수 있도록하는 데 사용됩니다. 파일 시스템이 설정되고 직원이 사용중인 시스템을 따릅니다.
장점
알파벳 파일 시스템은 가르치고 배우기 쉬운 시스템의 한 유형입니다. 문서는 일반적으로 공급 업체 이름순으로 알파벳순으로 정리됩니다. 벤더 이름이 알려진 한 모든 직원은 필요한 문서를 찾을 수 있습니다.
단점
이 시스템의 한 가지 단점은 글자 때문에 문서가 자주 잘못 작성된다는 것입니다. 또 다른 단점은 공급 업체 이름과 성으로 무언가가 제출되면 문서를 찾기가 어렵다는 점입니다. 회사의 이름 변경이 제대로 기록되지 않을 수 있으며 이로 인해이 파일 시스템과 혼동을 일으킬 수 있습니다.
