상업 송장을 적절히 준비하면 시간에 맞춰 귀하의 비즈니스가 제품 또는 서비스 비용을 지불받을 확률이 높아집니다. 청구에 대한 철저한 접근법을 통해 더 나은 기록을 유지하고 예산 책정을 지속적으로 유지할 수 있습니다.
표준화 된 양식 만들기
모든 관련 정보의 범주를 포함하는 상업 송장 템플릿을 만듭니다. 작성 가능한 양식에는 전화 번호, 팩스 번호, 전자 메일 및 웹 사이트 주소 등 회사의 레터 헤드 또는 로고 및 연락처 정보가 포함되어야합니다. 해당되는 경우 주문 날짜와 송장 일자, 영업 사원 이름 또는 코드 번호 및 계약자의 라이센스 번호 또는 세금 ID를 기입하는 장소를 포함하십시오. 판매 된 품목의 수량, 설명 및 가격을 기입 할 수있는 열을 만들고 판매 세를 추가하고 총액을 계산하기위한 품목을 작성하십시오. 메모를위한 공간을 남겨 둡니다.
구체적으로
판매 된 서비스 나 아이템을 항목별로 분류 할 때 구체적으로 기재하십시오. 귀사와 구매자에게 송장이 참조하는 내용을 명확히 알리는 부품 번호, 참조 코드 또는 설명을 포함하십시오. 매 시간 작업을 분해하고 수행 된 서비스에 대한 설명을 포함하십시오. 이렇게하면 인벤토리를 추적하고 제품을 추적하고 고객이 청구 대상에 대한 세부 목록을 볼 수 있습니다. 분쟁 발생시 인보이스는 오해를 제거하고 지급 지연을 방지 할 수 있습니다. 구매자의 구매 주문 번호 또는 인증 코드가 거래에 포함 된 경우이를 포함하십시오.
온라인으로
결제 과정을보다 빠르고 효율적으로하기 위해 상업 송장 전자 버전을 만드십시오. 전자적으로 생성되어 전자 메일을 통해 전송되는 송장은 특히 "수신 확인"을 요청하여 수신자가 문서를 수신하고 열었을 때이를 추적 할 수있는 경우 효과적으로 추적 할 수 있습니다. 이렇게하면 우편으로 청구서를 잃어 버릴 가능성이 없습니다. 청구서를 발행하는 경우 신속한 지불을 위해 우송료 지불 봉투를 첨부하십시오.
지불 옵션 제공
지불 기한이 만료 될 때 인보이스에 유의하고, 연체료에 대한 처벌이나 청구액을 기재하십시오. 온라인 옵션, 법인 수표, 자기앞 수표, 우편환 또는 법인 신용 카드와 같이 송장 수령 방법에 대한 지침을 포함하십시오. 고객이 전화로 은행 송금 또는 직불 카드로 지불하려는 경우 회계 부서에 직접 번호를 제공하십시오.
