정책과 절차에 의해 지시되지 않는 대부분의 비즈니스 기능은 혼란스럽고 혼란스럽게됩니다. 기록 보존은 비즈니스에서 가장 흥미로운 부분 중 하나가 아니지만 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 문서 보관을위한 체계적인 시스템은 쓸데없는 기록을 없애고 감사시 비즈니스를 보호합니다. 그것을 지킬시기와 던지기를 아는 것은 성공적인 사업 운영을 개발하는 데 중요한 단계입니다.
범용 회원 유지 일정
모든 회사는 모든 부서에 공통적 인 기록 보관 시스템을 개발해야합니다. 레코드 저장과 관련하여 모든 사람이 같은 페이지에 표시됩니다. 귀하의 비즈니스 및 운영 부문에 관한 법률 및 법령을 연구하십시오. 예를 들어, 법률 회사는 작은 식료품 점과는 다른 요구 사항을 가질 수 있습니다. 필요한 경우 변호사에게 문의하여이 시스템을 만드십시오. 기능 및 부서에 따라 계획을 색인화하십시오. 일정을 짜고 분류 코드를 지정하십시오.
기록 인벤토리
레코드 인벤토리는 보존 관리에 중요한 단계입니다. 이것은 귀하의 조직 내 모든 전자 및 서류의 정확한 목록입니다. 목록에는 "총계정 원장"과 같은 각 레코드의 제목과 문서의 위치가 자세히 나와 있어야합니다. 또한 레코드 분류를 포함하십시오. 이는 회사 일정에 따라 보존 기준이됩니다. 예를 들어, 스프레드 시트를 작성하십시오. 첫 번째 열은 "Accounts Payable Aging Report"라는 제목입니다. 두 번째 열 머리글은 "Accounts Payable"분류입니다. 세 번째 열은 "Accounting"부서 일 수 있습니다. 스프레드 시트의 나머지 부분은 위치를 수반 할 수 있으며, "East Storage Room, Cabinet Four"및 보존 코드 "Schedule A"
문서 평가
평가 프로세스에는 보존 기간을 초과하는 문서를 제거하기 위해 현장 기록을 전사적으로 분석해야합니다. 이러한 형태의 집 청소는 초과 기록의 축적을 제거합니다. 기록 목록 인벤토리를 활용하여 만료 된 문서를 폐기하십시오. 완료되면 모든 스토리지를 검토하고 재고 목록을 업데이트하십시오. 이 기간 동안 법을 검토하여 마지막 검토 이후에 제정 된 모든 변경 사항을 확인하십시오. 매년, 분기 별 또는 월별 검토를 계획하십시오.
