모든 수준의 직원들은 공지 메모 (일반적으로 메모라고 함)를 업무의 일환으로 작성해야 할 수 있습니다. 효과적인 메모를 쓰는 것은 좋은 의사 소통 기술이 있다는 신호이기 때문에 작성한 사람에게 긍정적 인 인상을줍니다. 공고 메모는 조직의 직원들에게 긍정적이고 부정적인 소식을 전합니다. 진흥 및 취업 발표는 종종 흥분으로 받아지며, 정책 변경 및 발표 축소는 불안과 스트레스를 유발할 수 있습니다. 확고한 메시지를 만들어 내면 메시지를 명확하고 긍정적으로 전달하는 데 도움이됩니다.
전달하려는 핵심 메시지를 식별하십시오. 뉴스가 환영받을 것인지 말 것인지를 생각하고,이 정보를 사용하여 전달되는 메시지를 가장 잘 짜낼 수있는 방법을 결정하십시오. 부정적인 메시지는 무언가가 행해지는 이유에 대한 더 많은 정보를 필요로하며 긍정적 인 메시지는 사건이 발생한 이유에 관한 상세한 배경 정보를 추가하지 않고 전달되는 뉴스에 집중할 수 있습니다.
메모의 네 가지 기본 구성 요소를 배우십시오. 최고의 메모는 비즈니스 서면으로 인정되는 인정 된 형식에 충실합니다. 그렇게함으로써 메모 작성자는 공지 사항에 중립적 인 태도를 유지하고 편향된 것으로 보이지 않습니다. 메모에는 제목, 시작, 본문 및 결론의 네 가지 주요 섹션이 포함됩니다.
제목을 만드십시오. 표제는 네 가지 주요 섹션을 포함합니다:에서, 날짜, 제목. "받는 사람:"필드에는 수신자 목록과 직책이 포함됩니다. "보낸 사람:"필드에는 메모가있는 사람의 이름과 직함이 포함됩니다. '날짜:'입력란은 초안이 작성되거나 작성된 날짜와 비교하여 가장 자주 메모가 전달되는 날짜입니다. "제목:"필드는 수령인에게 메모의 용도를 알려줍니다. 이 필드는 전자 메일에서 일반적으로 사용되는 필드와 유사하며 각각 다음과 같이 나타나야합니다.
받는 사람: 보낸 사람: 날짜: 제목:
메모 열기. 첫 단락은 의사 소통의 목적에 초점을 맞추고 있습니다. 수신자가 발표 내용을 이해하는 데 필요한 배경 정보를 포함하여
메모 본문을 작성하십시오. 본문에는 수신자가 알아야하는 모든 세부 정보가 포함됩니다. 프로모션에는 직원의 새로운 직무 및 책임에 대한 정보는 물론 새로운 직무를 수행 할시기가 포함될 수 있습니다. 정책 변경에는 새로운 정책이 언제 효력을 발휘하는지, 직원들이 어떻게 영향을 미치는지에 대한 정보가 포함되어야합니다.
메모의 결론을 적어 라. 좋은 결론은 변화를 준비하기 위해 직원들이해야 할 일을 직원들에게 알려줍니다.
메모에서 잠깐 시간을내어 신선한 눈으로 편집하려면 메모로 돌아갑니다. 잘 쓰여진 메모에는 문법 오류가 없으며 분명한 메시지를 전달합니다.
