회의가 동료 또는 경쟁 업체와 관계없이 항상 논의 된 내용, 특히 결정된 내용을 요약하고 서면으로 가능한 한 빨리 요약하는 것이 좋습니다. "Inc."의 비즈니스 문서와 같은 비즈니스 문서 라이브러리의 관련 부분을 결합 할 수 있습니다. 잡지의 웹 사이트.
필요한 항목
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회의의 메모 또는 기타 기록
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회의에서 참조 또는 배포되는 문서
모임의 목적, 날짜, 시간 및 장소에 대해 친절하고 명확하게 요약하여 시작합니다. 예를 들어, "마이크: 어제 아침 나와 예술 부서에서 스티브를 보내고 포장재 재 설계 계획에 대해 이야기 해 주셔서 다시 한번 감사드립니다."
회의에서 발표 된 문서와 자료 및 토론에 대한 중요한 내용을 검토하십시오. "스티브의 아이디어가 마음에 들었 기 때문에 기쁘게 생각합니다. 6 각형 상자를 사용하면 제품에 중대한 변화가 생겨서주의를 환기시킬 수 있습니다. 내년에 추가 할 기능이지만 선반 위에 수평으로 놓여있는 것이 더 안정적 일 것이고 양쪽 끝을 약간 편평하게 만들 수 있습니다. 생성물."
회의에서 합의한 모든 행동 항목에 대한 보고서를 제공합니다. "스티브는 오늘 우리 제조 장치에 새로운 설계 사양을 적용하기 위해 노력했으며, 주말에 수평 상자에 대한 새로운 비용 수치를 줄 수 있어야합니다. 어쨌든 그 수치가 대칭적이고 덜 복잡하기 때문에 우리가 어제 가지고 있었던 견적보다 적어도 20 % 낮지 않다면 나는 실망 할 것이다. 비용을 충당하기 전에 벨트 버클이 인쇄되거나 엠보싱되는지 여부와 금속 잉크를 사용할지 여부에 대한 결정이 필요합니다."
모든 당사자가 다음 단계를 위해 타임 라인을 설정하십시오: "오늘 또는 내일 결정을 내릴 수 있다고 생각했음을 메모 해 두었습니다. 월요일부터 시작하여 비즈니스가 끝나면 다시 시작할 수 있습니다. 계약을 공식화하기 위해."
회의의 성격에 맞는 친절한 방식으로 편지를 닫고 예약 한 다른 회의에 대한 계획을 다시 작성하십시오: "항상 즐거운 모임입니다. 화요일에 사무실에서 점심을 먹고, 얀이 실제로 우리와 합류 할 수 있는지 알려주세요."
팁
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이메일은 가장 적절한시기에 후속 조치를 보낼 수있는 방법이지만, 하드 카피를 우송하는 것이 가장 좋습니다. 특히 회의에 여러 회사가 포함되어 있고 나중에 계약 및 구매 주문서에 공식화 될 문제가있을 때 특히 좋습니다. 회의록에 참석 한 모든 사람들에게 요약본의 사본을 보내거나 이름, 기능 또는 부서별로 편지에 언급되어있다.
