아무도 나쁜 소식을 전하는 것을 좋아하지 않습니다. 특히 직원들에게. 그러나 사업이 중단되면 사람들을 숨기거나 시간을 단축해야하는 경우가 종종 있습니다. 이 메시지는 서신을 쓰는 것이 특히 어렵습니다. 왜냐하면 당신이 진술 한 방법에 상관없이 수령자가 화를 내고 화가 나게 할 수도 있기 때문입니다. 다행스럽게도 일부 계획을 통해 직원들이 쉽게 업무를 수행 할 수 있도록 편지를 작성하고 시간 단축을위한 어려운 결정을 이해하는 데 도움이됩니다.
날짜를 입력하십시오. 공간을 건너 뜁니다. 각 직원에게 편지를 개인 설정하는 경우 워드 프로세서 프로그램의 편지 병합 기능을 사용하여 이름과 주소를 추가하십시오. 또는 단순히 개인화 된 사본을 만들 직원이 너무 많으면 내부 주소를 완전히 생략하고 일반 편지를 쓸 수 있습니다.
"Dear (직원 이름 삽입)"다음에 콜론을 입력하여 문자를 엽니 다. 일반적인 편지를 쓰고 싶다면 "Dear Valued Employee"다음에 콜론을 입력하십시오.
배경을 제공하여 편지를 시작하십시오. 회사는 돈을 잃어 가고 있으며 그 감소에 대응하기 위해 무엇을 시도했는지 설명하십시오. 직원들이 회사가 어려움을 겪고 있음을 이해할 수 있도록 명확한 언어로 충분하지만 자세하게 기술하십시오. 첫 번째 단락의 시간 단축은 언급하지 마십시오. 직원들이 독서를 멈추고 상황을 설명하거나 영업권을 유지하려고 노력할 기회가 없어지기 때문입니다.
두 번째 단락에서 시간 단축을 설명하십시오. 구체적으로 말하십시오. 근로자는 매주 몇 시간을 잃을 것으로 예상 할 수 있습니까? 해당되는 경우 정상적인 일정으로 언제 돌아 옵니까? 직원들은 많은 질문을하고 그 문제를 해결하면 혼란과 사무실로 전화하는 것을 막을 수 있습니다.
좋은 소식을 강조하십시오. 예를 들어, 누군가를 눕히는 것을 피하기 위해 시간을 줄이려는 경우, 그렇게 기술하십시오. 조만간 흑자를 회복 할 수 있다고 생각하는 전략이 있다면 직원들이 낙관적 인 태도를 느끼게하십시오. 좋은 소식이 상대적으로 사소한 경우에도 직원이 자신의 이익을 최대한으로 누릴 수 있다고 생각하는 데 도움이됩니다.
마지막 단락에 행동 정보를 제공하십시오. 직원이 추가 서류 작성과 같은 조치를 취해야 할 경우 알려주십시오. 이 어려운 과정에서 당신과 함께 해 주셔서 감사합니다.
