고객의 기대에 미치지 못하는 제품이나 서비스에 대한 소비자의 불만이있는 경우 불만 편지를 작성하여 우려를 심각하게 다스리는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 불만 제기 서를 작성하는 가장 좋은 방법을 결정하는 것이 어려울 지 모르지만 취할 수있는 여러 가지 전략이 있습니다.
편지 주소 지정
특정인에게 귀하의 불만 사항을 제기하면 귀하의 서신이 무시되거나 "균열을 빠져 나갈"가능성이 줄어 듭니다. 귀하의 불만에 답변 할 수있는 특정인에게 편지를 보내 편지를 보내십시오. 그 사람의 제목을 포함하는 것을 잊지 마십시오. 일반적으로 회사의 웹 사이트에는 고객 불만 사항을 전달할 대상 및 위치에 대한 정보가 있습니다. 편지를 쓰기 전에 적절한 사람에게 보내야하는지 몇 가지 조사를하십시오.
점에 도착하십시오.
가능한 한 많은 세부 사항으로 첫 번째 단락 앞에 해결하려는 문제를 참조하는 짧은 제목으로 시작하십시오. 예를 들어, 불만 사항이 항공사 항공편과 관련된 경우 여행 날짜, 노선 및 항공편 번호를 포함 시키십시오. 제목 뒤에 첫 번째 단락에 불만 사항을 요약해야합니다. 첫 번째 단락의 첫 번째 문장에서 요점을 신속하게 파악하고 회사의 제품이나 서비스와 관련된 특정 불만 사항을 요약하십시오. 간결하고 존중하면서 가능한 많은 세부 사항을 포함하십시오.
긍정적 인 것으로 시작하십시오.
불만 편지를 시작하는 또 다른 방법은 첫 번째 단락을 사용하여 불만 사항에 착수하기 전에 회사의 제품이나 서비스에 대해 긍정적 인 말을하는 것입니다. 이 접근법은 독자를 덜 적대적인 위치에 놓게하여 귀하의 불만 사항을 해결하기 위해 귀하와 더 협력 할 수있게합니다. 과거에 회사와 함께했던 유리한 경험으로 첫 번째 문장을 시작하고 회사의 긍정적 인 특성 중 일부를 강조한 다음 두 번째 문장이나 단락에서 불만의 성격을 설명하십시오.
일반적인 팁
USA.gov는 효과적인 불만 사항 편지를 작성하는 방법에 대한 팁을 제공하며 우편으로 보내지는 편지는 회사에 연락하는 가장 효과적인 방법이라는 것을 알려줍니다. 또한 직접적이고 비대칭적인 톤을 사용하면 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 분노하거나 위협적이거나 풍자적 인 편지는 평온하고 합리적 인 편지보다 효과적이지 않을 수 있습니다. 또한 문제를 어떻게 해결할 것인지 정확하게 명시해야합니다. 마지막으로, 귀하가 취한 모든 단계와 귀하가 작성하는 각 서한을 문서화하고 사본을 보관하십시오.
