통화 보고서를 작성하는 방법

통화 보고서는 성공적인 비즈니스 운영에 중요한 요소입니다. 영업 담당자 및 기타 전문가는 통화 보고서를 사용하여 잠재 고객 및 기존 고객을 방문하는 것 외에도 전화 통화의 세부 정보를 기록합니다. 통화 보고서에는 일반적으로 논의 된 내용, 대화의 결과 및 기타 관련 정보가 포함됩니다. 이러한 보고서는 감독관에게 제출되며 고객과의 연락 기록을 보관하는 데 사용됩니다. 또한 관리자는 직원의 업무 성과에 대한 소중한 피드백을 감독자에게 줄 수 있습니다.

당신이 누구와 이야기하고 있었는지 기록함으로써 시작하십시오. 이 사람에 대한 자세한 정보를 포함하십시오. 클라이언트, 잠재 고객 또는 재 방문 클라이언트 일 수 있습니다. 통화 보고서에는 그 사람의 이름, 직위, 회사, 연락처 정보 및 기타 정의 특징이 포함되어야합니다. 대표적인 특징은이 사람이 회사 내에서 더 많은 권력을 행사할 수있는 판촉 행사라는 것입니다.

통화 또는 방문 중에 다른 사람과 통화했는지 여부를 보고서에 포함 시키십시오. 안내 원 또는 조수와 대화를 나눴거나 회사의 다른 사람이 영업 통화에 참여했을 수 있습니다. 회사가 귀하로부터 구매했는지 여부를 결정할 능력이있는 경우와 같이 제 3 자에 관한 관련 정보를 포함하십시오.

전화의 목적과 직접 전화인지 전화인지 기록하십시오. 당신은 판매를하거나, 정보를 얻거나, 기존의 고객을 따라 잡으려고 노력했을 것입니다. 귀하와 귀하의 상사가 전화가 성공했는지 여부를 분석해야하기 때문에 전화의 목적을 자세히 설명하는 것이 중요합니다.

통화 보고서 호출 성공 여부에 대한 의견을 추가하십시오. 성공은 대개 결과에 의해 결정됩니다. 예를 들어, 최종 결과가 판매 일 경우 통화 성공 가능성이 가장 높습니다. 그러나 성공은 항상 검은 색이나 흰색이 아닙니다. 잠재적 신규 고객과의 접촉을 시도했을 수도 있습니다. 따라서이 사람과 이야기 할 수 있었다면 판매가 종료되었는지 여부에 관계없이 전화가 성공적이었습니다.

통화 보고서와 관련 있다고 생각되는 다른 정보도 포함하십시오. 사무실의 외양과 느낌 또는 상대방의 분위기는 잠재적으로 통화 또는 방문의 최종 결과와 관련이 있습니다. 또한 이러한 정보는 향후이 사람과 어떻게 접촉 할지를 결정할 수 있습니다. 예를 들어 잠재 고객이 판매 접근 방식에 짜증이 난 것처럼 보일 경우 감독관이 다른 판매 방식을 사용하는 사무실의 다른 영업 사원이 앞으로이 특정 사람과 연락을 시도 할 것을 제안 할 수 있습니다.