법률 사무소, 의사 사무실 또는 정부 기관이든 전문적인 환경에서 원활하게 업무를 수행하려면 사무실 절차가 중요합니다. 서면 절차를 볼 수 있어야합니다. 모든 사무실에는 프론트 오피스에서 볼 수있는 감독자와 사무실 관리자가 작성한 서면 절차 세트가 있어야합니다.
어떤 Office 절차가 규정되어야 하는가
근무 시간이 언급 된 첫 번째 것이어야하며 모든 직원은 정시에 근무하고 당일 준비를해야합니다. 고객이 사무실에 와서 아무도없는 경우 사업에 대한 부정적인 견해를 가질 가능성이 있으며 결코 되돌아 올 수 없습니다. 또한 사무실은 청결하고 청결하며 잘 공급되어야합니다. 고객이 로그인 할 수있는 체크인 명부와 펜을 준비하고, 가능한 경우 커피와 물을 준비하십시오. 첫인상은 성공적인 비즈니스에서 모든 것입니다. 또한 모든 고객은 사무실에 있든 전화 상에 있든 존경과 전문성으로 대우 받아야합니다. 관리자가 전화를받는 경우 직원은 전화가 연결되지 않은 경우 이름, 전화의 성격 및 전화 번호를 포함하여 발신자에게 연결하기 전에 모든 정보를 가져와야합니다. 전화가 약속을위한 것이면 방문의 성격을 알아 내고 가능한 것을 알리고 취소시 전화 번호를 알아 내야합니다. 그들은 혼동이 없도록 항상 말한 것을 반복해야합니다.
조직
최대의 생산성을 위해 워크 스테이션을 구성하고 유지 관리하며 복사기에 용지가 있는지, 컴퓨터가 작동되고 메일이 배포되고 메시지가 전달되는지 확인하십시오. 여행 일정을 수립하는 일과 관련된 경우 감독자가 머무르고 비행 시간과 렌터카 정보를 기록하고 여행지의 날씨를 확인하고 싶은지 확인하십시오. 여행 계획을 예약하기 전에 상사와 항상 확인하십시오. 모든 예약이 완료되면, 귀하와 상사를위한 두 개의 여정을 인쇄하고 여행 일정을 달력에 입력하십시오.
하루가 끝나면 감독관과 약속을 잡고 다음날 약속 한 약속을 알리십시오. 자동 응답기를 음성 메일 또는 시간외 응답 서비스로 설정하십시오. 모든 장비, 복사기, 프린터 및 컴퓨터의 전원을 끄고 커피 수화물을 비우고 커피 메이커를 끕니다. 마지막으로, 알람을 설정하기 전에 모든 문이 잠겨 있는지 확인하십시오.
