때때로 근로자는 특정 작업을 수행하는 방법에 대한 추억을 새롭게해야 할 수도 있습니다. 마찬가지로 조직의 신입 사원은 수퍼바이저 나 동료들에게 끊임없는 질문을하지 않고 가능한 한 빨리 로프를 배우기를 원할 것입니다. 사무 절차 매뉴얼은 이러한 목표를 달성하는 동시에 직원의 평가 및 징계 조치에 대한 문서화를 위해 서면으로 작성된 프로토콜 및 성능 기대치를 제공합니다.
개발할 사무용품 안내서의 목적과 범위를 확인하십시오. 사무용 매뉴얼의 내용은 일반적으로 (1) 사람들과 상호 작용하는 방법과 (2) 제품 및 서비스를 생성, 관리 및 제공하는 데 필요한 장비의 작동을 포함한 특정 작업을 수행하는 방법 등 두 가지 범주로 분류됩니다. 사무실 매뉴얼에는 조직도, 리소스 디렉토리 및 샘플 양식이 포함되는 경우가 있습니다. 사무용 설명서의 복잡성은 대상 사용자가 누구인지에 따라 결정됩니다. 예를 들어 컨텐츠가 고객 관계 및 불만 처리 방법과 관련된 경우 지게차 작동 방식이나 유해 물질 처리 방법에 대한 장을 포함시키는 것은 이치에 맞지 않습니다.
회사의 요구에 가장 적합한 형식 프리젠 테이션을 결정하십시오. 사무용 설명서는 일반적으로 종이에 인쇄되고 주제 구분자 탭이있는 3 개의 고리 바인더에 배치되는 지침으로 생각되지만 기술은 정보를 전달하는 더욱 흥미 진진하고 경제적 인 방법에 대한 문호를 열었습니다. 예를 들어, 온라인 절차 매뉴얼이 직원들이 키워드를 입력하여 정보에보다 쉽고 빠르게 접근 할 수 있는지 여부를 고려하십시오. 전자 형식은 또한 콘텐츠를 업데이트하고 개정하는 과정을 용이하게 할뿐만 아니라 학습을 향상시키기 위해 오디오 콘텐츠와 비디오 데모를 통합 할 수도 있습니다.
매뉴얼에서 다루기를 원하는 모든 챕터 주제 목록을 작성하십시오. 예를 들어 다양한 사무용품을 조작하는 방법에 대한 지침을 작성하기로 결정한 경우 컴퓨터, 팩스기, 전화 시스템, 마이크로 피시, 복사기, 기록 시스템, 우편 요금 계기 및 조합 장치에 대한 개별 섹션을 식별하게됩니다. 모든 내용을 직접 작성할지 또는 각 주제의 첫 번째 초안을 주제에 정통한 사람에게 할당할지 결정하십시오.
가장 단순한 개념에서 더 복잡한 개념에 이르는 절차 단계를 구성하십시오. 사진, 그림, 표 또는 기타 그래픽을 포함하면 사용자가 자료를 이해하는 데 도움이되는지 고려하십시오. 두문자어 및 작업 별 용어집을 제공합니다. 실용적인 경우, 구매 주문서, 여행 경비 청구서, 휴가 요청서, 시간표, 고객 영수증 및 회사에서 사용하는 기타 양식을 작성하는 방법의 예를 제공하십시오.
새로운 매뉴얼의 각 섹션을 완성하기위한 시간 틀을 정하십시오. 필요한 경우 콘텐츠 연구, 작성, 검토 및 조립을 위해 매일 일정을 계획하십시오.
보급 전에 HR 직원 및 법률 담당자가 내용을 검토하여 해당 언어가 명확하고 정리가 잘되어 있으며 주 및 연방의 의무 및 규정에 부합하는지 확인하십시오. 각 수령자에게 자료를 읽고 그 지시를 준수하기로 동의 한 서명 용지를 제공하십시오.
팁
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사무용 지침서는 항상 진행중인 작업으로 간주되어야하며 따라서 내용이 후속 절차와 해당 작업을 수행하는 데 사용되는 장비를 정확하게 반영하는지 지속적으로 검토해야합니다.
