모든 사업장은 수시로 불만 사항을 접수합니다. 그들을 신속하고 전문적으로 대응하면 고객과의 좋은 관계를 유지할 수 있습니다.
올바른 부서
적절한 부서에서 편지를 보내 귀하의 고객이 문제에 대해 알고 있고 상황을 파악하고 있음을 고객에게 확실히 알리십시오. 회사 레터 헤드에서 편지 서식을 지정하고 전통적인 비즈니스 서신을 따르십시오. 서식 지정 지침.
팁
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적절한 추적을 위해 불만 번호, 상점 또는 주문 번호 또는 고객 계정을 서신에 기재하십시오.
인정하고 공감하십시오.
고객의 불만을 인식하라., 및 네가 잘못하면 사과 해.. 문제를 해결하고 고객을 행복하게 만드는 회사의 노력을 강조하십시오. 예를 들어, "잘못된 주문을 받았다는 소식을 듣고 유감입니다. ABC 방송사는 최고 품질의 서비스를 제공하고 실수를 수정하겠다는 약속을 갖고 있습니다."
고침
당신이하고있는 일에 대해 설명하십시오. 불만 사항을 해결하고 문제를 바로 잡는다.. 예를 들어, "나는 우리 선적 부서에 하룻밤 사이에 당신에게 보충을 지시했다."또는 "우리 쇼룸에서 무례한 직원은 그에 따라 견책을 받았습니다."
고마워.
고객에게 문제 영역을 알려 주시고 고객의 후원에 감사드립니다. 예를 들어, "이 문제를주의 깊게 생각해 주셔서 감사합니다. 우리는 귀하의 비즈니스에 진심으로 감사 드리며 향후이 사건이 귀하의 회사에 대한 귀하의 신념에 영향을 미치지 않기를 바랍니다."
엑스트라 마일 이동
고객에게 특별한 것을 제공하여 응답을 줄이십시오. 예를 들어, 선물 카드, 무료 패스 또는 귀하를 시범하는 어떤 것도 상황에 대해 미안할뿐만 아니라 그 사람을 고객으로 유지하는 데 전념합니다. 예를 들어 "기술적 인 어려움으로 인해 영화가 잘릴 수 없어 죄송합니다. 동봉 된 4 개의 보완 영화 패스와 무료 팝콘 및 청량 음료를위한 바우처를 찾으십시오."
이의 신청이 사소한 경우
고객이 사소한 불만을 제기하는 경우, 고객의 좌절감을 인정하지만 행동을 취하지 않는 이유를 설명하십시오.. 예를 들어, 고객이 원하는 품목에 재고가 없다고 불만을 표시하는 경우 제한된 생산 또는 많은 수요를 언급합니다. 불만 사항이 고객과 관련된 회사 지침을 따르는 직원에 관한 것이라면 회사 정책을 설명하십시오. 예를 들어, "당신이 실망했다는 것을 이해하는 동안 우리는 A-14 앞 유리 와이퍼를 벗어났습니다. 물품은 정리가되어 폐기되었습니다. 그래서 우리 동료가 당신을 위해 어떤 추가 와이퍼도 주문할 수 없다고 말했다."
