요약 보고서는 모든 유형의 보고서를 동반 할 수 있습니다. 잠재 고객이 전체 보고서 자체를 읽지 않으려는 경우 중요한 세부 정보를 통합하는 것입니다. 차이점은 세부 사항에 있습니다. 주제와 청중을 수용 할 수 있도록 표준 형식을 미세 조정해야합니다. 관객이 군대 일 경우 전략적 마케팅 그룹 (Strategic Marketing Group)은 해군 만이 연간 5 억 페이지 이상의 문서를 생산한다고 경고합니다. 인사 담당자가 귀하의 페이지에 많은 시간을 할애 할 필요가 없기 때문에이를 염두에 두어야합니다.
정보 구성
첫 번째 과제는 보고서에 정보를 구성하여 가장 중요한 부분을 훨씬 짧은 문서 인 요약에 통합 할 수 있도록하는 것입니다. 전체 보고서를 검토하고 요약에 포함하려는 정보를 추출하십시오. 표현 순서는 보고서 자체에 정보가 나타나는 방식과 유사해야합니다. 보고서의 섹션과 일치하거나 보고서의 섹션에 쉽게 연결할 수있는 요약에 요약을 포함하십시오. 보고서가 표제에 적합하지 않은 경우 요약 작성시 표기법을 작성하여 더 긴 보고서에서 더 자세한 정보를 얻을 수있는 곳으로 안내 할 수 있습니다. 요약에 특정 데이터를 포함하고 싶지는 않지만 독자가 더 많이 알고 싶다면이를 찾을 수 있어야합니다.
요약 쓰기
요약의 목적은 독자가 해결하고자하는 문제에 관해 독자가 결정을 내리는 데 필요한 모든 기본 정보를 최대한 빨리 설명하는 것입니다. 가장 중요한 정보가 처음에 표시되도록 요약을 구성하십시오. 여기에는 보고서의 목적과 범위, 결론 등을 언급해야합니다. 요약의 마지막 단락까지 군부 청중을 추측하는 것을 원하지 않을 수도 있습니다. 보고서의 내용에 따라 구현 절차, 수행 한 조사, 분석, 옵션 및 궁극적 인 결정을 따를 수 있습니다. 단락을 짧게 유지하십시오. 7-8 문장을 넘지 말고 각 단락을 보고서의 일부로하십시오. 기술 보고서를 요약하지 않는 한 세 페이지 안에 머물러 라. 이 경우 요약은 보고서 페이지의 최대 10 %까지 가능하지만, 오래 걸리면 두 가지 요약을 작성하는 것이 좋습니다. 더 긴 보고서는 기술적 인 문제를 처리 할 수 있으며 짧은 3 페이지 요약은 전체 보고서의 개요를 제공 할 수 있습니다. 과거, 현재 및 미래 시제 사이를왔다 갔다하지 마십시오. 이로 인해 가독성이 떨어집니다.
군중을 대상으로하는 연설
전략 마케팅 그룹 (Strategic Marketing Group)은 군대의 표준 작문 스타일에는 빠른 읽기를 촉진하는 명확한 메시지가 필요하다고 조언합니다. 당신의 보고서가 군대의 어느 지점에있는 누군가에게 피치를 만드는 것을 포함한다면, 요약의 문장을 간결하게 유지하십시오. "X는 Z와 같으므로 효과가 있다고 생각합니다."와 같은 의견을 피하십시오. "X는 Z와 같습니다."라는 말로 6 단어를 내린 다음 가장 중요한 사실을 계획하고 예상 결과와 관련시킬 수 있습니다.
복용시주의 사항
군대 문제를 논의하는 경우 독자층을 고려하십시오. 당신이 군대의 일원이고 민간 단체에 편지를 쓰고 있다면 기밀 정보 나 보안 위반 정보를 포함시키지 마십시오. 상급자에게 보고서와 요약서를 작성하는 경우, 책상에 도착하기 전에 다른 쪽 손을 통과 할 수 있으므로 작성한 것을 모두 읽으려는 사람이 있는지 확인하십시오.
