조직 내 의사 소통은 매우 중요합니다. 더 많은 정보에 입각 한 직원들이 많을수록 고용주에 대한 신뢰가 높아집니다. 연구에 따르면 직원들은 상사와 얼굴을 맞대고 상호 작용하는 것을 선호하지만 조직의 시간 제약과 규모가 그러한 접근을 항상 허용하는 것은 아닙니다. 회사 메모는 조직의 내부 청중에게 중요한 정보를 전달하는 또 다른 방법입니다. 비즈니스 서신보다 형식이 덜한 경우 새로운 정책 또는 조직 변경을 발표하거나 요청 된 정보를 제공하거나 프로젝트 업데이트로 제공 할 수 있습니다. 직원이 필요로하는 정보를 제공하는 회사 메모를 작성하면 회사의 "권력을 강화"하는 데 도움이됩니다.
필요한 항목
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회사 로고의 디지털 이미지
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데스크톱 출판 소프트웨어
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인쇄기
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종이
페이지 상단에 회사 로고를 이미지로 삽입하십시오.
"MEMO", "MEMORANDUM"또는 "INTERFACE CORRESPONDENCE"(모든 대문자로 표시됨) 제목을 작성하십시오. 이것은 맨 위 중앙에 놓이거나 왼쪽 여백과 정렬 될 수 있습니다.
제목 다음에 "TO:," "FROM:," "DATE :"및 "SUBJECT:"("SUBJECT:"대신 "RE:"를 사용할 수 있습니다)라는 단어를 공백으로 삽입하십시오. 적절한 정보는 하드 리턴으로 이어집니다. 정리가 다를 수 있습니다. 각 항목은 총 4 줄의 고유 한 줄을 가질 수 있으며 두 번째 열로 나눌 수 있습니다. 첫 번째 열은 "TO:"및 "FROM:"이고 두 번째 열은 "DATE :"및 "SUBJECT"입니다. 내부 주소 또는 인사말을 포함하십시오 ("Dear …").
제목 아래 두 번째 또는 세 번째 줄에 메모 본문을 시작하십시오. 메모가 일상적인 메시지 인 경우 직접 메모를 엽니 다. 나쁜 소식을 전하는 메모는 비즈니스 의사 소통에서 버퍼로 알려진 메모 주제와 밀접한 관계가있는 중립적 인 성명서를 사용하여 독자가 부정적인 정보를 준비하도록해야합니다. 뉴스에 따라, 당신은이 오프닝을위한 몇 가지 전략 중에서 선택할 수 있습니다. 그것이 성실하고, 관련 있으며, 정직하고, 단정한지 확인하십시오.
남은 공간을 사용하여 중요한 세부 사항을 제공하십시오. 대화는 대화식이어야합니다. 부제목을 사용하면 더 긴 메모를 읽기 쉽게 만들 수 있습니다. 테이블, 그래프 또는 기타 비주얼을 포함 할 수도 있습니다. 청중을 설득하려는 작가는이 정보가 개인적으로나 전체적으로 직원에게 도움이되는 방법 / 이유를 포함해야합니다.
긍정적이고 친숙한 메모로 끝내세요. 무료 마감 또는 서명을 포함하지 마십시오.
메모를 인쇄하고 맨 위에 성함을 기입하거나 전자 우편으로 보낼 메모를 준비하십시오 (전자 우편을 보내서 서식을 일부 잃을 수도 있음). 메모를 여러 명의 수신자에게 보내면 사본 한 장을 인쇄하고 처음 복사 한 다음 사본을 작성하는 것이 비용이 적게 듭니다.
배포하십시오. 손으로 전달하거나 이메일로 보내거나 사무실 간 우편을 통해 보내거나 우체국을 통해 우편으로 보낼 수 있습니다.
팁
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블록 형식 (들여 쓰기 없음)을 사용하여 각 단락 사이에 공백 문자를 입력하십시오. 하나의 주제에 집중하십시오. 메모를 두 페이지 아래에 보관하십시오. 메모는 내부 잠재 고객에게만 사용해야합니다. 회사 외부 사람들에게 메모를 보내지 마십시오. 대신 편지를 써라. 전체 부서 또는 일반적으로 직원이 아닌 특정 개인에게 메모를 보내는 경우 특정 위치에보다 눈에 띄는 배치를해야하는 사람들이 없으면 수취인 목록을 영문자 순화하십시오.
