효율성은 모든 사무실이나 비즈니스 환경에서 핵심 요소입니다. 조직화는 모든 사무실 환경에 도움이되는 기술입니다. 일반적으로 조직되어 있다고 판단되는 경우에도 향상시키고 자하는 한 가지는 문서 보관 및 유지 관리 절차입니다. 중요한 문서를 관리 할 수있는 시스템이 없다면 몇 시간을 들여 중요한 문서를 검색 할 수 있습니다. 당신이 압박감을 느낄 때 필요한 서류를 얻을 수있는 능력이 중요합니다. 일부 작업 공간에는 실제 실제 파일이있을 수 있지만 대다수의 문서 파일은 컴퓨터에서 발생합니다.
이름 지정
모든 파일과 폴더의 이름을 일관되게 지정하십시오. 프로젝트의 이름으로 날짜와 다른 이름을 지정하지 마십시오. 특정 프로젝트의 모든 파일에는 프로젝트 제목이 고유해야합니다. 쉽게 식별 할 수있는 이름으로 마스터 프로젝트 폴더를 만듭니다. 이 폴더를 작업하는 사람들의 이름이나 기타 필요한 것들을 나열하는 데 사용할 수있는 명확한 제목이있는 하위 폴더로 나눕니다.
절약
유사한 문서를 함께 보관하십시오. 특정 프로젝트에서 작업하는 경우 모든 문서를 컴퓨터의 동일한 마스터 폴더에 저장하십시오. 모든 스프레드 시트 또는 모든 그래픽을 여러 위치에 저장하는 것보다 효율적이고 논리적입니다. 세부 정보를 얻으려면 한 번의 클릭으로 프로젝트로 연결됩니다.
함유량
문서를 제출하기 전에 내용을 검토하는 데 시간이 필요합니다. 귀하에게 전송 된 모든 정보를 저장하지 마십시오. 이것은 불필요한 것들을 나중에 보면서 더 많은 시간을 의미 할 것입니다. 해당 문서가 특정 프로젝트와 관련이 있으면 저장하십시오. 그렇지 않은 경우 컴퓨터에서 제거하십시오.
지위
진행중인 작업의 일부인 문서는 완료 작업을위한 것이고 참조 및 기록 목적으로 만 저장되는 문서와 분리하십시오. 귀하의 폴더 시스템을 활용하십시오. 현재 문서를 컴퓨터 바탕 화면과 같이 쉽게 접근 할 수있는 곳에 저장하십시오. 작업이 완료되면 완료된 작업을 저장하는 프로젝트 폴더로 이동하십시오. 귀하의 비즈니스에 맞게이 방법을 조정하십시오.
