서면 사무실 절차는 비즈니스를 원활하고 효율적으로 운영 할 수 있도록 도와줍니다. 기본 절차에서는 프론트 오피스 관행을 설명합니다: 절차, 수행자 및 수행 작업. 사무실에는 인사 관리, 현금 예금, 송수신 우편, 서신 및 상환에 대한 지침이 있습니다.
일일 우편물 취급 (접수)
들어오는 메일이 열리고 내용에 날짜가 찍 힙니다. 수표는 "입금"상자에 보관됩니다. 메일은 수신자별로 정렬되어 그 사람의 메일함에 보관됩니다.
그는 은행 예금을 준비하고 수령 한 수표를 복사합니다. 첨부 파일은 수표 사본에 스테이플 링됩니다. 그는 수표 및 입금 전표 사본과 첨부물을 미수금 계정으로 전달합니다.
보내는 메일은 소인이 찍히고 매일 저녁 우체국으로 가져갑니다.
전화 절차
세 번째 링으로 전화를 받으십시오. 표준 인사말은 "John, ABC Company, 좋은 아침입니다. 어떻게 도와 드릴까요?" "잠시"응답하고 발신자를 보류합니다.
부재 일 경우 사무실 달력을 확인하십시오. 부재중이면 발신자에게 말하고 다른 사람이 도울 수 있는지 물어보십시오. 그 사람이 안으로 있으면, 호출자에게 알리고 호출을 전달하십시오. 회선이 통화 중이면 발신자에게 말하고 음성 메일이나 서면 메시지를 제공하십시오.
메시지에는 발신자 이름, 시간 및 날짜, 전화 이유 및 콜백 번호가 포함됩니다. 메시지를받는 사람의 메일 슬롯에 넣습니다.
사무 용품 관리 (총무)
표준 소모품은 매월 재고 조사되고 주문됩니다. 사무실 캘린더는 예정된 우편물과 필요한 용품을 확인합니다. 그녀는 사무용품 주문 양식을 준비하고 사무용품 관리자는 물건을 놓기 전에 그것을 승인합니다.
비표준 물품에 대해서는 물품 요청서를 작성하고 총무에게 제출하십시오.
사무실 달력 유지 (비서관)
그녀는 사무실 달력에 대한 책임이 있습니다. 회의 일정을 잡을 때 충돌을 확인하고 비서에게 요청을 보냅니다.
고객을위한 월별 메일, 마케팅 및 판촉은 사무실 달력에 입력됩니다. 이에 대한 책임이있는 직원은 비서에게 날짜를 이메일로 보낼 수 있습니다.
비서에게 여행 날짜, 직원 결석 및 휴가를 이메일로 보냅니다.
여행 환급, 수표 요청 및 신용 카드
여행 경비는 매주 처리됩니다. 승인 된 여행 양식을 사용하십시오. 지출 날짜, 비용 유형 및 지출 이유를 입력하십시오. 경비에 대해 읽을 수있는 영수증을 첨부하십시오. 영수증 없이는 금액을 상환하지 않습니다.
불규칙한 수표는 승인 된 수표 요청 양식을 사용하십시오. 수취인 정보, 필요한 날짜, 수표 금액 및 이유 섹션을 작성하십시오. 관리자 또는 회계사의 승인을 얻습니다.
신용 카드는 월 단위로 처리됩니다. 구매마다 영수증이 필요합니다. 영수증에 이름, 비용 사유 및 기타 식별 정보를 입력하십시오. 영수증이없는 모든 비용 및 개인 비용은 직원의 임금에서 차감됩니다.
고객 지불 및 송장
완료된 고객 주문은 배송 직원이 A / R에 하루에 두 번 배달되며 영업일이 끝날 때까지 청구됩니다.
A / R이받는 일일 예치금은 영업일 말까지 적용됩니다.
