조직적이고 발전된 회의 의제는 모든 중요한 주제가 주어진 회의에서 다루어 지도록 보장합니다. 개요 구조는 한 주제에서 다른 주제로 이동하지 않고 회의의 방향을 안내하여보다 효율적인 방식으로 비즈니스를 수행 할 수 있도록 도와줍니다. 회의록보다 앞서 의제 개요를 시작하여 여러 개의 초안을 작성하고 미팅 전에 참석자에게 보내어 예상 내용을 알려줄 수 있습니다.
회의에서 다루어야 할 모든 주제를 적어보십시오. 최대한 광범위하게 시작하십시오. 예를 들어 여러 하위 주제가 포함될 수있는 '예약'을 적어 두십시오. 이전 회의, 전자 메일 및 정보의 메모를 사용하여 필요한 모든 항목을 작성했는지 확인하십시오.
다른 회의 계획자 또는 참석자와 의견을 나눌 필요가있는 주제가 있는지 물어보십시오. 그들에게 제안 된 주제와 항목에 대한 마감 시간을 주어야 필요에 따라 후속 연구 나 서신을 할 시간이 있으므로 개요에 삽입하십시오.
주제를 정리하십시오. 더 큰 주제 아래에 배치 할 수있는 주제를 찾으십시오. 그렇지 않다면 각 일반 주제를 살펴보고 특정 의제 항목으로 나누십시오. 예를 들어, 제작 회의 일정은 "일정"항목에서 "리허설 충돌"과 "기억할 날짜"를 포함 할 수 있습니다.
주요 주제를 중요한 순서로 정리하십시오. 얼마나 중요한지에 따라 윤곽선에서 어떤 주제가 먼저 나오는지, 얼마나 자주 토론해야하는지, 예를 들어 일찍 떠날 필요가있는 부분을 발표하는 사람과 같은 특별한 고려 사항을 결정하십시오.
주요 주제를 굵고 큰 글꼴로 된 세로 목록에 14 ~ 16 포인트 글꼴로 입력하십시오. 들여 쓰기 또는 탭 한 번 메인 주제 바로 아래에 각 하위 주제를 총알. 원하는대로 주제와 하위 주제에 번호를 매기거나 글자를 쓸 수 있습니다. 각 하위 주제 아래에 상세한 점을 포함하십시오.
글 머리 기호 및 들여 쓰기 항목도 마찬가지이므로 하위 항목 바로 아래에 있습니다. 주 또는 하위 주제 끝에 "Enter"및 "Tab"키를 누르면 대부분의 소프트웨어 프로그램이 들여 쓰기, 글 머리 기호 및 번호를 자동으로 들여 쓰기합니다.
모임의 제목과 날짜, 시간, 위치, 초대받은 사람 또는 예상되는 참석자 및 회의 주최자의 연락처 정보를 비롯하여 필요한 모든 모임 정보를 문서 상단 중앙에 입력하십시오.
해당되는 경우 주 또는 하위 주제 옆에 각 주제의 발표자 이름을 적어 두십시오. 각 주제에 대해 얼마나 많은 시간을주고 있는지 확인하십시오. 발표자에게 충분한 시간을 할애하는지 확인하십시오.
