연사, 컨설턴트 또는 교육자 인 경우 세미나가 귀하의 비즈니스 일 수 있습니다. 다른 비즈니스 소유자 인 경우 세미나는 비즈니스를 마케팅 할 수있는 가장 좋은 방법 중 하나 일 수 있습니다. 세미나를 주최하는 이유가 무엇이든, 원활하게 운영되고 참가자에게 깊은 인상을주는 행사를 만들기 위해 동일한 기본 단계를 따라야합니다.
주제를 선택하십시오. 컨설턴트 또는 연사 인 경우 특정 주제에 대해 그룹에 이야기해야 할 가능성이 큽니다. 비즈니스를 홍보하기 위해 세미나를 주최하는 비즈니스 소유자 인 경우 대상 고객에게 호소 할 주제를 선택해야합니다. 예를 들어, 변호사가 부동산 계획에 대한 대중을 대상으로하는 무료 세미나를 조직 할 수 있습니다.
귀하의 장소를 선택하십시오. 참여자 수를 추측하고 모든 사람이 편하게 앉을 수있는 충분한 공간이있는 장소를 선택하십시오. 또한 장소를 선택할 때 가격을 고려해야합니다. 일부 장소는 수백 또는 수천 달러의 객실 임대료를 낼 수 있지만 다른 곳은 훨씬 합리적입니다. 호텔에는 종종 비즈니스가 컨벤션을 자주 개최하는 연회장이 있으므로 위치 검색에 적합한 장소가 될 수 있습니다.
초대장을 작성하고 우송하십시오. 이벤트의 크기와 형식에 따라 초대장은 Microsoft Word에서 만든 간단한 문서에서 전문 디자이너가 만든 멋진 디자인에 이르기까지 다양합니다. 참석자들이 참석할 계획을 세울 수 있도록 몇 주 전에 초대장을 우송하십시오. 그러나 실제 세미나 날짜가 오기 전에 미리 잊어 버릴 수있는 초대장을 미리 우송하지 마십시오. 초대장을 이메일로 보낼 수도 있지만 여러 수신자의 스팸 폴더에 나타날 수 있습니다.
점심 또는 가벼운 다과 제공 여부를 결정하십시오. 세미나가 몇 시간 동안 진행된다면 가벼운 다과를 제공하는 것이 좋습니다. 세미나가 아침 일찍 시작되거나 점심 시간을 초과하는 경우 점심 식사를 제공하는 것이 좋습니다. 일부 장소에서는 시설에서 이벤트를 개최 할 때 사내 연회 주선 담당자의 서비스를 활용해야한다는 요구 사항이 있습니다. 다과를 주문하기 전에 계약 규칙을 숙지하십시오.
프레젠테이션 자료를 만듭니다. 유인물을 복사하거나 전문 프린터로 인쇄하십시오. 당신이나 당신의 연사가 자료를 제시 할 때 시각 자료를 얻을 수 있도록 PowerPoint 프레젠테이션을 만들고 싶을 것입니다. 인쇄 옵션에서 "유인물"을 선택하여 참가자를위한 유인물을 쉽게 만들 수 있습니다. 페이지 당 3 개를 선택했는지 확인하십시오. 참가자는 유인물에 직접 메모를 기록 할 수 있습니다.
행사가 있기 며칠 전 귀하의 참석자 수를 기반으로 참석자 수를 결정하십시오. 선택하면 초대 한 다른 사람들에게 이벤트를 생각 나게하고 마지막으로 등록 할 기회를 부여 할 수 있습니다. 가능하다면 연락하지 않은 사람에게 메시지를 남기고 가능한 한 빨리 전화하도록 지시하십시오.
로그인 시트와 이름표를 만듭니다. 세미나 참가자는 다른 사람들을 만나고 그들의 이름과 출처를 즉시 볼 수 있습니다. 그것은 새로운 사람들에게 자신을 소개 할 때 사람들이 느끼는 불편한 감정의 일부를 제거합니다. 어떤 종류의 평생 교육 크레딧을 참가자에게 제공 할 계획이거나 세미나 후 참가자들과 연락하기를 원한다면 로그인 시트가 유용 할 것입니다. 이름, 주소, 전화 번호 및 이메일 주소를 요청할 수 있습니다. 그들이 당신으로부터 더 이상의 통신을 받기를 원하지 않는다면 확인할 수있는 상자를 제공하는 것이 현명합니다.
각 테이블 설정에 대한 패킷을 만듭니다. 브로셔 및 귀하의 비즈니스에 관한 기타 홍보 자료를 포함 할 수 있습니다. 또한 참가자가 글을 쓸 수있는 것과 펜 쓰기를 제공해야합니다. 비즈니스 로고가있는 항목이없는 경우 행사를 개최하는 장소에 펜과 패드가있어 기꺼이 제공 할 수 있습니다.
이벤트가 있기 며칠 전 귀하의 집회 장소 담당자에게 자세한 내용을 확인하십시오. 또한 음식을 먹었을 경우 연회 주선 담당자와 함께 최종 헤드 카운트를 확인해야합니다. 접시, 냅킨 또는 컵과 같은 종이 제품을 공급해야 할 경우 연회 주선 담당자에게 알려야합니다. 지불 준비가 필요합니다. 일부 장소 및 연회 주선 담당자는 선불금을 요구하는 반면, 다른 사람들은 행사 당일에 돈을 모금 해드립니다.
이벤트 전날 또는 아침에 장소를 설정하십시오. 당신은 당신의 장소 직원이 당신이 물어 보는 방식대로 방을 설정했는지 확인하고 싶을 것입니다. 손님이 도착하기 전에 각 장소에 패킷 및 기타 자료를 두는 것이 좋습니다. 방을 걸어보고 모든 사람이 방 앞에서 당신이나 당신의 연사를 명확하게 볼 수 있도록하십시오.
첫 손님이 행사 당일 도착하기 시작할 때 자신이나 회사 대표자가 참석할 수 있도록 계획하십시오. 사람들을 맞이하고 로그인 시트, 화장실 위치 및 다과로 안내 할 수 있습니다.
팁
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세미나를 계획 할 때 가능한 한 조직적인 자세를 유지하십시오. 작은 세부 사항은 당신을 압도하는 경향이 있으며, 더 조직적으로 이벤트에 이르게되면할수록 더 많은 시간에 더 원활하게 실행됩니다.
경고
세미나에 행사 당일 나타나지 않는 자리를 예약 한 참가자가 항상있을 것입니다. 비상 사태가 발생하거나 일부 사람들이 실제로 오는 것을 막는 다른 문제가 발생합니다. 그것이 당신을 귀찮게하지 마십시오. 마지막 순간에 나타나서 여전히 참석할 수 있는지 물어 보는 한두 명의 사람들이있을 것입니다.
