회계사가 회계 장부를 기록하기 위해 종이 장부 책과 날카로운 연필을 사용했던 시대는 사라졌습니다. 포춘지 선정 100 대 기업에서부터 1 인 개인 기업에 이르기까지 많은 기업에서 전산화 된 회계가 일상화되었습니다.
인터넷과 온라인 및 데스크톱 기반 시스템의 가용성으로 인해 회계 소프트웨어 비용이 많이 내렸고 일부 공급 업체는 무료로 축소 된 온라인 부기 시스템을 제공하기까지했습니다. 이러한 시스템에는 인벤토리를 추적 할 수없는 것과 같은 몇 가지 제한 사항이있을 수 있지만 일반적으로 컨설팅 및 기타 서비스 관련 회사와 같은 소규모 또는 서비스 기반 비즈니스에 충분한 기능을 제공합니다.
전산 회계 시스템이란 무엇입니까?
전산 회계 시스템은 회사의 운영, 효율성 및 수익성을 분석하는 데 사용되는 월별 보고서, 연간 재무 제표, 세금 신고 정보 및 기타 보고서 구성에 대한 재무 산출량을 산출하는 것을 목표로 회사의 모든 회계 트랜잭션을 추적하도록 설계된 소프트웨어로 구성됩니다.
무료 또는 저가 온라인 소프트웨어 시스템은 특정 비즈니스에 많은 맞춤 기능을 제공하지 않지만 대기업은 종종 회사의 메인 프레임 컴퓨터 서버에 설치되어 여러 사용자가 사용할 수있는 컴퓨터 회계 시스템 소프트웨어 패키지를 사용합니다.
이러한 유형의 대규모 컴퓨터 회계 소프트웨어는 종종 커스터마이징이 가능합니다. 회사는 여러 통화를 수용 할 수 있도록 설계된 소프트웨어, 세계의 다른 지역에 위치한 사업체 및 다양한 제품 세트를 판매하는 회사 지사를 보유 할 수 있습니다. 또한 회사의 산업 및 운영 벤치 마크에 맞춰 특별히 설계된 핵심 성과 지표를 산출하는 재무 보고서 배열을 생성하도록 사용자 정의 할 수 있습니다.
전산 회계 시스템을 누가 사용합니까?
요즘 기업의 규모 나 유형에 구애받지 않고 다양한 솔루션을 사용할 수 있으므로 요즘 컴퓨터 회계 시스템을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 매우 인기있는 회계 소프트웨어 인 Quickbooks는 중소 규모의 회사에서 수년 동안 사용되었습니다. 이 회사는 소프트웨어의 온라인 버전과 데스크톱 버전을 모두 제공하며, 소프트웨어는 상당히 경제적 인 가격으로 상당한 양의 사용자 정의를 수용합니다.
시스템 설정
컴퓨터 회계 소프트웨어 시스템 설정과 관련된 작업은 비즈니스 규모와 구조에 따라 다릅니다. 예를 들어 직원이없는 컨설턴트로 일하면 온라인 회계 소프트웨어를 사용하여 고객 당 지출 한 시간을 기록하고 고객의 이름과 주소 정보를 모두 저장하고 송장을 생성하고 귀하의 고객으로부터 지불.
예를 들어, 30 일 이내에 고객이 결제 할 수 있도록 허용하는 경우 기성품 회계 소프트웨어에는 매출 채권 계정이 내장되어있어 거래를 기록한 다음 고객과 관련된 모든 미 지불액을 날짜와 함께 볼 수 있습니다 송장을 발행 했으므로 미결 송장의 나이를 볼 수 있습니다.
보다 복잡한 작업을 수행하는 회사의 경우 대부분의 소프트웨어를 사용하면 회사 및 비즈니스 유형에 고유 한 계정 코드 및 범주를 사용하여 계정과 목표를 설계 할 수 있습니다. 이렇게하면 특정 비즈니스 단위 나 부서의 항목을 기록 할 때 데이터를 정리하는 데 도움이됩니다. 또한 시스템을 설계 한 방법에 따라 부서 또는 부서별로 회사의 수익성을 확인하는 일련의 재무 제표 또는 보고서를 생성 할 수 있습니다.
현금 대 시스템의 발생 계정
대부분의 회계 소프트웨어에서 현금 또는 발생주의 기준으로 회계 거래를 기록 할 수 있습니다. 간단히 말하면, 현금과 발생주의 회계 시스템의 가장 큰 차이점은 미수금과 미지급금이있는 것입니다. 현금 및 발생주의 회계는 매출로 인한 현금 영수증의 타이밍과 지출 비용을 기록하는 방법에 따라 다릅니다.
돈을 지불하거나 현금으로 돈을 받으면 판매 및 경비가 실시간으로 기록됩니다. 발생주의 회계를 사용할 때, 수입을 얻었을 때 판매액과 지출액을 기록합니다. 판매 수익을받지 못했거나 비용을 아직 지불하지 않은 경우에도 마찬가지입니다. 예를 들어, 발생주의 회계 시스템에서는 연말에 지불해야하는 보험 증권에 대해 돈을 벌기 위해 매월 항목을 작성합니다. 이 항목을 선불 보험이라는 자산 계정에 기록합니다. 매월 귀하의 회사 현금 계좌 잔액을 줄이고 그에 따라 선불 보험 계좌의 잔액을 늘려 돈을 벌써 써 버린 것처럼 거래를 기록합니다.
세금 환급 현금 또는 발생 기준은 있습니까?
회계 소프트웨어를 사용하는 좋은 이유는 데이터 수집 및보고 기능을 포함합니다. 세금 시간이 다가올 때 소프트웨어를 사용하면 수익 및 비용 데이터를 누적하여 회사의 연방 및 주 세금 환급을 정확하고 효율적으로 완료 할 수 있습니다.
세금 환급을 처리하는 데 사용하는 회계 데이터는 회사의 규모 및 사용하기로 선택한 회계 방법에 따라 현금 또는 발생주의 기준이 될 수 있습니다. 국세청에는 현금이나 발생액 회계가 귀하의 사업에 가장 적합한 지 여부를 결정하는 데 도움이되는 특정 규칙이 있습니다.
예를 들어, 회사에서 매년 1 백만 달러 미만의 수익을 올리는 경우 현금 계산 방식을 사용할 수 있습니다. 그러나 인벤토리가있는 경우 IRS에서는 비즈니스의 인벤토리 부분에 대한 발생 기반 회계를 구체적으로 사용해야합니다. 몇 가지 예외를 제외하고, 귀하의 비즈니스가 C 법인 인 경우 국세청 (IRS)은 발생주의 기준을 사용하여 귀하의 세금보고를 발생주의 기준으로 제출하도록합니다.
귀사가 첫 번째 세금 신고서를 제출하면 현금 또는 적립 방식 중 하나를 선택하게됩니다. 국세청 (IRS)은 귀사의 수입과 지출을 가장 완전하고 정확하게 볼 수있는 방법을 선택하도록 요구합니다. 또한 매년 동일한 방법을 사용해야합니다. 그렇지 않으면 국세청 (IRS)이 현재 데이터를 과거 수치와 비교해야 할 경우 매우 어려워집니다. 회계 방법을 변경하려면 IRS 양식 3115를 사용하여 허가를 요청해야합니다.
시스템 기능
전산화 된 회계 소프트웨어는 기본 원칙을 제공하는 베어 본일 수도 있고, 부기뿐만 아니라 재고 관리, 유통 추적, 제조 및 작업 진행 추적, 고객 관계 관리를 제공하는 완벽한 소프트웨어 솔루션을 사용할 수도 있습니다, 시간 및 프로젝트 관리 및 기타.
지속적인 소프트웨어 발전으로 인해 회계 패키지는 일상적인 트랜잭션 작업을 더 많이 수행하고 비즈니스에서 다른 부가가치 작업을 수행 할 수 있도록 해줍니다.
비즈니스 성장을 계획하는 방법을 미리 생각하고 회계 소프트웨어가 확장 가능하다는 것을 확인하십시오. 즉, 추가 계정, 추가 비즈니스 단위를 수용 할 수 있으며 많은 수의 인벤토리 단위를 처리하거나 타사 바코드에 연결할 수 있음을 의미합니다 소프트웨어 시스템, 다른 것들 사이에. 예를 들어, 소매 상점을 운영하는 경우 바코드 스캐너를 사용하고 시스템에 정보를 입력하는 코드화 된 제품 태그를 사용하여 선택한 시스템에 따라 금전 등록기 트랜잭션을 회계 소프트웨어에 자동으로 기록하게 할 수 있습니다.
회계 소프트웨어 프로
회계 소프트웨어를 사용하면 회사에 여러 가지 이점이 있습니다. 무엇보다 먼저 전산 회계 시스템의 구조와 규율은 귀사가 정확한 재무 제표를 작성할 수 있도록 보장합니다. 이는 회사가 은행 파이낸싱과 같은 외부 용으로 또는 일반적으로 인정 된 회계 원칙 (GAAP)에 따라 재무 제표를 제출해야하는 경우에 이러한 요구 사항을 제공해야하는 경우 특히 중요합니다.
회계 소프트웨어는 특히 예산 또는 예측을 작성하려는 경우 시간을 절약 할 수 있습니다. 과거 데이터에 대한 보고서를 작성하고 다음 계획을 세우기 위해 몇 가지 수정 작업 만하면됩니다.
특히 회계 시스템에 청구서를 입력하는 것과 같은 일상적인 부기 작업을 돕기 위해 관리 직원을 교차 훈련시킬 수있는 경우, 능률적 인 방법으로 전체 회계 프로세스를 간소화하고 효율성을 높일 수 있습니다.
회사 송장을 생성하면 회계 소프트웨어가 회사 금액 채권 잔액에 금액을 자동으로 추가합니다. 동일한 회계 소프트웨어 내에서 함께 작동하는이 모든 기능을 통해 오류를 줄이고 균열을 통한 거래를 미연에 방지 할 수 있습니다.
소프트웨어 단점
컴퓨터 회계 시스템을 사용할 때 몇 가지 단점이 있지만, 여전히 장부 용지와 연필로 책을 보관하는 것보다 의미가 있습니다. 잠재적 인 단점을 이해하면 이러한 문제가 비즈니스에서 문제가되지 않도록 조치를 취할 수 있습니다. 회계 시스템은 직원이 사용하기가 복잡하고 다소 어려울 수 있습니다. 귀하 또는 귀하의 직원이 회계의 뉘앙스와 세부 사항을 이해하고자하는 열망이나 요구 사항이 없다면 베어 본 회계 패키지가 옳을 수도 있습니다.
예를 들어 재고가 많고 사업이 진행되고 있으며, 여러 사업체와 회사 간 거래가 포함 된 복잡한 회사가있는 기업이라면보다 복잡한 회계 시스템과 고도로 숙련 된 인력이 필요합니다 직원이 그것을 관리 할 수 있습니다.
회계 시스템에 대한 지속적인 비용이있을 수 있습니다. 예를 들어 Quickbooks의 온라인 버전을 선택하면 월간 요금이 계속 청구됩니다. 더 큰 소프트웨어 패키지, 특히 회사 서버에 설치된 소프트웨어 패키지는 종종 라이센스 비용을 청구합니다. 예를 들어 귀사의 회계 시스템에 액세스해야하는 직원이 10 명 있다고 가정 해보십시오. 소프트웨어 제공 업체는 소프트웨어 구매에 대한 기본 비용 외에도 각 사용자 라이센스에 대해 일회성, 연간 또는 월간 요금을 청구 할 수 있습니다.
어떤 목적을위한 소프트웨어와 마찬가지로 개발자는 소프트웨어를 지속적으로 개선 및 업데이트하여 컴퓨팅이나 현장의 변화에 따라 발전 할 수 있습니다. 이로 인해, 특히 온라인 기반 소프트웨어를 사용하고 정기적 인 데이터 백업을 회계 시스템의 중요한 부분으로 만드는 경우 가끔 다운 타임이 발생할 것으로 예상하십시오.
귀사에 적합한 컴퓨터 회계 소프트웨어를 선택할 때 조사하십시오. 소프트웨어를 구현하고 데이터를로드하는 모든 작업을 수행하는 데 재미가 없습니다. 1 ~ 2 년 후에 선택한 소프트웨어가 너무 적은 기능을 보유하고 성장하는 비즈니스를 수용 할 수 없거나 너무 많은 다른 기능 그것은 그것이 필요 이상으로 복잡하게 만듭니다.
고객 서비스는 또 다른 중요한 요소이므로, 온라인 지식 기반 이라기보다는 24 시간 연중 무휴로 지원하고 생방송 담당자와 함께 제공 할 수있는 회사를 선택하십시오. 또한 클라우드 기반 회계 시스템을 사용하는 경우 중요한 금융 정보가 온라인 해커에게 노출 될 수 있으므로 회사의 인터넷 연결 및 데이터를 보호하기위한 조치를 취해야합니다.
시스템 업그레이드
귀사가 엄격한 회계 소프트웨어 또는 수동 부기 시스템을 사용하여 비즈니스를 시작한 경우, 어느 시점에서 귀하의 컴퓨터를 업그레이드하여 귀하의 비즈니스를 다음 단계로 끌어 올릴 수 있습니다. 전환 과정을 어렵게 만들고 회계 성공을 위해 귀사를 설정하려면 새로운 회계 소프트웨어 패키지로 전환하기 전에 사전 준비 작업을 수행하는 것이 좋습니다.
잘못된 정보, 잘못 입력 된 정보 또는 불완전한 정보가 포함 된 회계 정보가있는 경우 이러한 실수는 새로운 시스템으로 이어져 회계 책에 무결성을 유지하기가 더 어렵 기 때문에 과거 데이터를 정리하는 것으로 시작하십시오.
연말이나 적어도 분기말에 새 시스템으로 전환하여 깨끗한 마감일을 가질 수 있습니다. 이것은 미래의 특정 거래에 대해 되돌아 볼 필요가있을 때 도움이 될 것입니다. 그런 다음 회사의 계정과 목표를 살펴보고 오류가 있는지 확인하고 필요에 따라 새 계정을 추가하십시오. 구식, 미사용 계정 또는 중복 된 항목이 포함될 수있는 고객 목록, 공급 업체 목록, 직원 목록 및 회계 소프트웨어에 포함 된 기타 목록을 검토하십시오.
계정 잔액이 실제로 정확한지 확인하기 위해 회계사에게 회사의 평가판 잔액에 대한 총계정 원장 계정을 감사하게하십시오. 새로운 시스템은 이러한 트랜잭션의 세부 사항을 수용하지 못할 수 있습니다. 즉, 오류가 포함 된 계정 잔액을 이월하는 경우 새 시스템에 실수 나 부정확성을 해결하는 데 필요한 정보가 없습니다. 마지막으로 회계사 또는 CPA와상의하여 시스템 설정을 검토 할 수 있는지 검토하고 회계 워크 플로를 효율화하거나 효율성을 높일 수있는 수정 사항을 제안하십시오.
