구매 부서는 다른 부서에서 요구하는 자재 및 자재를 효율적으로 조달하는 회사 재무 부서의 부서입니다. 모든 부서에 주문한 모든 것은 구매 부서를 거쳐야합니다. 회사마다 구매 가이드 라인이 다르더라도 모든 회사는 표준 구매 절차를 갖고 있습니다.
구매 주문서
각 부서에서 요청한 모든 서비스, 자재 또는 공급품은 구매 주문서로 제출해야합니다. 이 구매 주문은 공급 업체 또는 공급 업체에 정확한 금액을 지불하기위한 회계 번호입니다. 이 번호는 필요한 품질과 수량뿐만 아니라 적시에 수신되었는지 확인하기 위해 주문을 추적합니다. 구매 오더는 주문 후 회사에 비용을 청구 할 때 공급 업체 나 공급 업체에서도 사용됩니다.
구매 견적
구매 부서는 요청 된 제품, 서비스 또는 소모품을 찾을 책임이 있습니다. 구매 에이전트는 여러 공급 업체를 찾고 견적을 요청하고 어떤 공급 업체가 부서 요청의 요구 사항을 충족시키는 지 결정합니다. 구매 절차에서는 구매 부서가 공급 업체 및 공급 업체로부터 견적 요청을하는 프로세스에 대해 설명합니다. 각 부서장은 요구되는 정확한 품목, 원하는 품목의 세부 사항 및 각 부서를 운영하는 데 필요한 수량에 대해 구매 부서에 알려야합니다.
모니터링 절차
부서가 구매 부서에 필요한 서비스, 소모품 또는 자재에 대한 정보를 제공하면 구매 대행자는 프로세스 전반에 걸쳐 주문을 모니터링합니다. 주문에 지정된 구매 담당자는 변경 또는 업데이트가있는 경우 공급 업체에 후속 조치를 수행하고 주문이 접수 될 때까지 주문을 모니터링해야합니다. 품목을 수령 한 후 구매 부서는 주문이 올 바르고 계약 된 사양 내에 있음을 확인합니다.
