문서 관리 절차는 미지급금 송장 처리에 중요합니다. 그들은 당신이 적절하게 회계 장부 원장에게 모든 채무 송장을 기록하고 적시에 송장에 대한 지불을 처리하도록 도와줍니다. 미지급금을 처리하기위한 서면 절차는 처리상의 실수를 줄이고 시간에 지불금 송금 실패에 대한 연체료를 피하는 데 도움이됩니다.
송장 날짜 - 스탬프
일일 우편물을 여는 책임자는 당일 날과 함께받은 각 계좌의 송장을 날짜 스탬프해야합니다. 날짜 스탬핑을 사용하면 회사에서 인보이스를 지불하는 데 걸리는 시간을 추적 할 수 있습니다. 송장을 날짜 - 스탬프하는 사람은 인보이스 발행일과받은 날짜 사이에 중요한 시간 차이가 있음을 확인해야합니다. 발생 후 몇 주 후에 발송 된 송장은 연체료를 피하기 위해 신속하게 채무 프로세스를 통해 푸시해야 할 수 있습니다.
송장 코드
지출을 작성하거나 관리하는 직원은 해당 총계정 원장 계정에 대한 코드를 송장에 기록하고 해당 비용 계정의 잔여 예산과 송장을 비교합니다. 인보이스를 처리 한 후 총계정 원장 계정이 예산 금액을 초과하게되면 직원은 인보이스 초과분에 대한 설명을 포함시켜야합니다.
송장 승인 받기
관리자는 자신의 통제 영역에 속하는 모든 채무 청구서를 검토하고 승인 할 책임이 있습니다. 관리자는 인보이스의 코딩 및 정확성 및 철저한 예산 초과 여부에 대한 설명을 검토합니다. 그런 다음 관리자는 송장을 이니셜하고 날짜를 기입하여 관리자가 관리자가 송장을 결제하도록 승인했음을 알립니다.
수표 준비
회계사는 인보이스를 검토하여 초과 승인에 대한 적절한 승인 및 설명이 송장에 포함되어 있는지 확인합니다. 또한 회계사는 인보이스의 코드를 다시 확인하고 오류가있는 것으로 보이는 모든 코딩에 대해 질문합니다. 회계사는 인보이스의 승인 및 코딩에 만족하면 지급 수표를 준비합니다.
비즈니스 수표에는 발급자의 수표 스텁 및 수령인의 수표 스텁이라는 두 개의 수표 스텁이 포함되어야합니다. 체크 스텁에는 송장 날짜, 송장 번호 및 비즈니스 계좌 번호 (공급 업체가 배정 된 경우)가 포함되어야합니다. 발급자 수표 스텁에는 필요할 경우 총계 장장 코드가 포함될 수 있습니다. 자신의 기록을 위해 청구서 사본을 만들고 발행자 수표 스텁을 인보이스 상단에 스테이플합니다. 감사의 경우 또는 회계 조사를 위해 비용을 지원하기 위해 송장 사본을 제출하십시오.
