수표 서명자를위한 내부 통제 체크리스트는 조직마다 다릅니다. 각 기업은 부정 행위 가능성을 제거하고 사기를 방지하기 위해 위험 관리를위한 건전한 계획을 결정해야합니다. 일부 업체의 경우 주문 수표와 수표 저장에서 두 명의 서명자에 대한 요구 사항 또는 특정 금액을 초과하는 수표에 대한 특별 승인의 순서로 프로세스가 시작됩니다. 정기적으로 규칙을 검토하여 모범 사례를 포괄하는지 확인하십시오.
서면 정책
주문 및 수령에서 실제로 서명하기까지의 점검을 위해 조직의 통제를 자세히 기술 한 내부 정책이나 통제를 서면으로 작성하십시오. 모든 문서 작성 트랜잭션 및 이벤트 점검을 기록하는 문서 및 레코드로 구성된 설계 도구. 시설에 적절한 저장 공간이 있고 컴퓨터 프로그램에 적절한 권한 보안이 있는지 확인하십시오.
빈 재고 확인
많은 조직에는 백지 수표 스톡을 보관할 책임이있는 개인 또는 관리인이 있습니다. 이 절차는 다음과 같은 단계를 수반 할 수 있습니다: 빈 수표의 배달 날짜를 기록하고 수령 한 수표의 순서를 나타냅니다. 제어 시트에 누락 된 수표 번호를 입력하십시오. 백지 수표를받는 사람은 각 발송물에 대해 날짜와 서명을해야합니다. 또한 저장 장치에 반환 된 사용되지 않은 검사의 날짜와 순서를 기록하십시오. 마지막으로 발행 된 수표를 확인하십시오. 이렇게하면 수표 시퀀스가 손상되지 않습니다.
독립적 인 수표 및 잔액
독립적 인 수표 및 잔액은 수표 서명자를위한 내부 통제와 관련하여 모범 사례를 만듭니다. 여기에는 수표 금액 확인, 화해가 정확한 금액 포함, 사무 수표, 기록 된 책임과 자산 비교, 컴퓨터 화 된 통제가 포함됩니다. 또한, 트레일 잔액 보고서 및 기타 자동화 된 보고서와 같은 회계 보고서 관리를 검토하십시오.
행정 리뷰
때로는 조직이 업무를 나누는 것이 실용적이지 않을 수도 있습니다. 이 경우 관리자는 수표 수표 작성 프로세스의 무결성을 보장하기 위해 정기적 인 검토를 수행해야합니다. 적절한 문서로 수표에 서명하고 수표에 서명 한 개인이 사무실 수표를 우편으로 발송하는지 확인하십시오. 가능하면 수표를 현금 지급 및 채무 기록을 관리하는 사람에게 반품하지 마십시오. 정책상의 문제로 수표를 "현금"으로 지불하지 마십시오.
별도 계정
귀사를 위해 최소 두 개의 별도 은행 계좌를 개설하십시오. 첫 번째 계정에 모든 자금과 영수증을 예치하십시오. 귀하가 작성한 수표를 커버하기 위해 충분한 자금을 두 번째 계정으로 이체하십시오. 임원 또는 기타 지정된 개인은 계좌에 자금을 이체 할 권한이 있어야합니다. 또한 급여에 대한 별도의 계정을 만드십시오. 다시, 급여를 만나는 데 필요한 금액 만 이체하십시오.
서명
일부 보드는 수표에 2 개의 서명이 필요할 수 있습니다. 그러나 두 가지 서명을 얻는 것은 번거롭고 사전에 서명 한 빈 수표가 필요합니다. 조직에서 정책이 작동하지 않는 경우 정책을 한 명의 서명자가 요구하는 특정 금액까지 변경하십시오. 또한 직원을위한 직접 입금을 설정하고 제 3 자 급여 서비스를 사용하십시오.
