표지 문자라고도하는 전송 문자는 팩스 및 전자 메일에 첨부되어 팩스 된 문서의 내용이나 전자 메일에 첨부 된 파일을 설명합니다. 또한 송달 편지는 공유 된 팩스 또는 전자 메일 주소로 보낸 경우 해당 사람에게 문서가 제공되도록합니다. 이 편지는 일반적으로 간단하며 필요한 정보 만 전달합니다. 전송 문자는 비즈니스 서신의 한 형태이기 때문에, 올바르게 쓰려면 특정 표준을 따라야합니다.
이름이나 회사 이름, 주소, 전화 번호 및 기타 연락처 정보를 문서 상단에 입력하고 페이지의 오른쪽에 위치 시키십시오. 또는 회사 레터 헤드에 편지를 쓸 수도 있습니다.
회선을 건너 뛰고 페이지 오른쪽의 정보 아래에 날짜를 나열하십시오.
수신인의 이름, 주소 및 해당되는 경우 계좌 번호 또는 기타 식별 정보를 날짜의 두 줄 아래쪽에 페이지 왼쪽에 입력하십시오.
편지를받을 사람에게 구체적으로 설명하십시오. 개인의 이름을 모른다면 "친애하는 각하 또는 부인"이라고 쓰면됩니다.
첫번째 문장에 편지를 쓰는 이유를 열거하십시오. 이력서, 사업 제안서, 보고서 또는 제품 또는 서비스에 대한 정보를 보내는 경우에 기재하십시오.
두 번째 단락에서 보내는 문서에 대한 배경 정보를 제공하십시오. 여기에는 독자가 문서에 포함 된 정보를 처리해야하는 날짜 또는 문서에 여러 페이지가있는 경우 포함 된 페이지에 대한 간략한 설명이 포함될 수 있습니다. 또한 문서와 관련하여 대화 내용이나 서신을 독자에게 상기시킬 수 있습니다.
마지막 단락에서 그녀의 시간 동안 독자에게 감사하고 그녀에게 질문이 있으면 그녀에게 연락하도록 요청하십시오.
페이지 하단에 이메일 주소 나 전화 번호와 같은 이름, 직위 및 연락처 정보를 입력하십시오. 이름 위에 서명을하십시오.
