소규모 병원이든 대규모 병원이든간에 의료 현장을 효과적으로 관리하려면 필요한 업무와 책임을 다루는 포괄적이고 명확한 절차를 개발하고 구현해야합니다. 사무 절차는 사무실이 열리고 닫히는 때 접수가 무엇을해야하는지 설명하는 것과 같은 다양한 직원의 의무를 강조해야합니다. 의료 사무실에서 절차를 적절하게 조정하는 방법을 이해해야합니다.
기초
오피스 절차는 고객과 상호 작용하는 방법을 전달해야합니다. 관련 주제에는 표준 고객 인사말 (예: 직접 및 전화), 불만 또는 분노한 고객 관리, 고객 기밀 유지 (예: HIPAA 규정) 및 약속 설정 및 알림이 포함됩니다. 대부분의 의료 사무실 직원에게는 강력한 고객 서비스 기술이 필요합니다. 따라서 절차는 "불량"고객 서비스와 "양호한"고객 서비스를 구별해야합니다. 화재 나 홍수와 같은 자연 재해 나 비상 사태시 표준 절차가 필요합니다. 드레스 코드, 출석, 성희롱, 급여, 휴가 및 혜택에 관한 정책을 논의하기 위해 별도의 직원 핸드북을 작성하십시오.
기록
성공적인 진료소는 환자 기록을 효율적으로 관리합니다. 서류가없는 사무실 (예: 환자 정보가 온라인 또는 컴퓨터 프로그램에 저장되어있는 경우)의 경우 백업 절차가 필수적이어야합니다. 프론트 오피스 매뉴얼은 클라이언트 레코드를 생성, 업데이트 및 저장하는 방법을 설명해야합니다. 매뉴얼에는 환자가 이동할 때와 같이 레코드를 비활성화하는 방법에 대한 절차도 포함되어야합니다. 또 다른 중요한 측면은 의사 일정과 관련됩니다. 예를 들어 매시간 두 명의 환자를 스케줄링함으로써 의사는 20 ~ 30 분의 자유 시간을 가질 수 있습니다. 절차는 시간당 및 일 단위로 적절한 수의 환자를 스케줄하는 방법을 설명해야합니다. 절차는 시험 방을 할당하는 표준 방법을 묘사 할 수도 있습니다.
결제
전면 진료소 절차는 환자로부터 지불금을 수금하는 방법을 자세히 설명해야합니다. 환자가 보험을 사용하는 경우, 절차는 필요한 경우 보험을 확인하고 공동 부담금을 징수하기 위해 필요한 정보를 설명해야합니다. 절차는 방문 전후에 환자가 주머니에서 돈을 지불 할 때 지불할지 여부를 설명해야합니다. 또한 보험 청구를시기 적절하게 상환하기 위해 필요한 조치를 설명하십시오. 예를 들어 누가 청구서뿐만 아니라 환자 기록을위한 의료 절차를 코드화하거나 식별 할 것인지 설명하십시오. 절차에는 6 개월 또는 1 년 동안 미결 상태로 남아있는 것과 같이 과거 연체 계정을 처리하는 방법이 명시되어 있어야합니다.
