문서화는 모든 시스템 구현에 중요하며 회계 시스템도 예외는 아닙니다. 문서화는 대개 종이 또는 온라인에서 설명이 이루어지면서 다른 사람들보다 어떤 결정이 내려진 이유입니다. 문서는 대개 회사 내 표준이며 새 시스템이 구현 될 때마다 동일한 방식으로 수행되므로 모든 문제를 읽고 조사하기가 쉽습니다.
문제 해결
회계 시스템 문서의 중요성은 무언가가 잘못되어 사람들이 그것을 고칠 방법을 찾아야 할 때 명확하게 볼 수 있습니다. 예를 들어: 미지급 세금 시스템이 특정 공급 업체에게 이상한 세금을 추가하고 있습니다. 이 문제의 원인을 찾는 가장 쉬운 방법은 설명서를 검토하여 시스템 설정 방법 및 이유를 확인하는 것입니다. 이것은 시스템을 처음 사용하고 사람들이 예기치 않은 문제를 발견 할 때 중요합니다. 어쩌면 보고서가 존재하지 않는 정보를 요구할 수도 있습니다. 문서를 살펴보면 시스템 내에서이 정보가 설정된 위치를 표시함으로써 문제를 해결하는 데 도움이됩니다.
의사 결정
회계 시스템의 문서화는 시스템이 구현 될 때 결정을 제시해야합니다. 많은 시스템은 많은 유연성을 허용하며 유연성과 함께 결정을 내립니다. 예를 들어, 문서에는 누가 계정에 몇 자릿수를 가져야하는지 결정한 이유와 그 결정이 이루어진 이유가 표시됩니다. 기업이 큰 변화를 겪고 새로운 경영진이 더 이상 존재하지 않는 사람들이 내린 결정을 이해하기를 원할 때 이것은 매우 중요합니다. 어쩌면 그러한 결정이 현명했을 수도 있습니다. 아마. 그러나 적어도 회사에 대한 결정에 대한 문서가 있습니다.
변경 사항
시스템을 새 버전이나 새 모듈로 업데이트해야하는 경우 적절한 문서를 작성하면이 프로세스를 더 빠르게 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 회계 프로그램이 회사를 위해 특별히 설계된 경우 이는 매우 중요합니다. 기술적 인 세부 사항은 다른 소프트웨어와의 호환성 및 프로그램에 필요한 변경 사항을 고려할 때 매우 중요합니다. 예를 들어, 고정 자산 모듈이 필요할 수 있으며 해당 모듈이 정보를 총계정 원장에게 전송하도록 할 수 있습니다. 문서를 통해이를 수행 할 수 있는지 여부와 필요한 경우 수행해야 할 사항에 대한 단서가 제공되어야합니다. 보통 정보 기술 (IT) 사람들은 기술 정보에 대한 문서를 사용합니다.
체재
회계 시스템에 대한 좋은 문서는 일반적으로 순서도와 텍스트의 조합입니다. 여러 번, 데이터 다이어그램은 텍스트보다 시스템을 개발하고 구현하는 방법을 보여줍니다. 이해하기가 약간 복잡 할 수 있으므로 문서에 범례가 있으므로 개념을 따를 수 있습니다.
문서에 대한 다른 형식은 설문지 형태로되어 있으며, 특정 질문을하고 답변을 문서화합니다. 답변에 따라 보고서 및 기타 회계 시스템 문제가 해결됩니다. 많은 경우 문서에는 순서도와 설문지가 모두 있습니다.
고려 사항
많은 기업들은 다른 회계 시스템 대신 특정 회계 시스템이 선택된 이유와 방법을 문서화합니다. 의사 결정자 중 누구도 질문을하지 않아도 사용자에게 생각이 무엇인지에 대한 좋은 아이디어를 줄 수 있습니다. 시스템 구현에 많은 비용이 소요될 수 있기 때문에 의사 결정 프로세스를 문서화하기 위해 회의록을 사용할 수 있습니다. 아마도 한 벤더가 다른 벤더보다 더 매력적이었던 무료 교육을 제공했을 것입니다. 따라서 시스템 구현이 진행되기 전에도 문서화가 가능해야합니다.
