직원들이 가이드 라인없이 구매할 수 있도록하면 비용이 증가하고 이익 마진이 줄어들 수 있습니다. 현명한 구매는 최적의 가격으로 품목의 적절한 수량과 품질을 구매 한 다음 구매 프로세스를 모니터링 할 수있는 절차를 작성하는 것으로 시작됩니다. 예산을 사용하고 표준 검토 프로세스를 수립하면 시장 추세를 드러내어 간과 할 수있는 구조에 가격을 책정하고 가격을 책정 할 수 있습니다.
예비
비즈니스가 구매해야하는 모든 자료와 항목을 요약 한 목록을 작성하십시오. 유사한 항목을 그룹화하고 각 그룹에 적절한 제목을 지정하십시오. 예를 들어 펜, 법적 패드 및 복사 용지와 같은 품목은 모두 "사무 용품"이라는 제목 아래에 놓이게됩니다. 커피, 차, 컵 및 플라스틱 스푼은 모두 "주방 용품"에 표시 될 수 있습니다. 바인더, DVD 및 DVD 케이스와 같은 품목은 "포장"이라는 제목 아래에 놓일 수 있습니다.
물품을 구매할 회사의 모든 부서 또는 지역을 확인하고 각 지역에서 구매할 품목 그룹을 문서화하십시오. 예를 들어, 마케팅 부서는 "포장"및 "사무 용품"제목에서 구매할 수 있습니다. 관리 직원은 "주방 용품"을 구매하는 유일한 업체 일 수도 있지만 "사무 용품"을 구매할 수도 있습니다.
회사의 연간 예산을 시작으로 각 부서의 구매 예산을 계획하십시오. 각 부서의 구매에 대한 월 예산 설정 - 최종 승인을 위해 각 부서장의 참여가 필요할 수 있습니다.
회사 이름, 주소, 전화 번호, 담당자 및 귀사의 계좌 번호와 같은 공급 업체 정보를 수집하십시오. 구입할 각 항목을 특정 공급 업체 또는 공급 업체에 연결하십시오. 선호하는 공급 업체가 품절 인 경우 이동해야하는 백업 공급 업체가있을 수 있도록 3 가지 항목마다 공급 업체 목록을 작성하는 것이 좋습니다. 구매할 공급 업체를 두 명 이상 확보하면 주문이 지연되는 것을 방지 할 수 있습니다. 이는 마감 시간을 맞추기 위해 부품 또는 기타 품목을 적시에 주문 및 수령해야하는 비즈니스에서 특히 중요합니다.
공급 업체와의 관계를 수립하여 가격 할인을 협상하고 특별 주문을 관리합니다. 공급 업체 내의 지정된 영업 담당자는 긴급 주문이나 짧은 제조 시간을 수용하고 신속하게 처리 할 수 있습니다.
절차 작성
구매할 때 각 부서가 따라야 할 단계별 절차를 작성하십시오. 구매가 승인, 주문, 수령, 배송 및 지불 방법을 고려하십시오. 다양한 수준의 직원 및 직원에 대한 구매 대금의 설정을 고려하십시오. 다른 부서의 응답이 필요할 수있는 임시 구매, 지불 옵션 및 구매 절차를 포함하십시오. 예를 들어 관리 부서에서 새 컴퓨터를 구입하려면 케이블, 모뎀 및 라우터와 같은 설치 항목을 구매하기 위해 IT 부서의 개입과 입력이 필요합니다.
구매 프로세스에서 서류 작업을 관리하기위한 단계별 프로세스를 공식화하십시오. 비즈니스 요구에 따라 종이 기반 전자 구매 프로세스가 필요할 수 있습니다.
각 구매에 필요한 양식을 디자인하거나 사무용품 공급 업체로부터 표준 계약서를 구입하십시오. 양식에는 승인을위한 여유가있는 구매 요청 양식, 공급 업체에 보낼 주문 양식, 주 창고에 품목을 수령하는 양식 및 요청 부서에 배달을 인정하는 양식이 포함될 수 있습니다.
불만 및 책임 관리, 공급 업체 관계 및 할인 구조 검토, 구매 예산 모니터링 및 구매 프로세스 검토 및 개선 프로세스를 설계하십시오. 질서있게 접근하면 구매 프로세스를 조정하고 수정하면 더 나은 수익을 낼 수 있습니다. 분기 별 및 연례 검토가 회사의 수익에 추가 될 수 있습니다.
직원들이 따라야 할 단계별 안내서를 요약 한 구매 절차 설명서를 작성하십시오. 매뉴얼은 각 직원이 요청하고, 승인을 받고, 구매 주문을하기 위해 따라야하는 명확한 단계를 제공해야합니다. 또한 프로세스를 관리하고 구매를 승인 할 권한이있는 사람과 승인 된 공급 업체 목록 및 양식의 실제 위치 나 회사의 컴퓨터 네트워크에있는 위치를 보여주는 양식 목록을 식별해야합니다.
