성공적인 대회를 기획하려면 기본 회의 물류 작업을 시작하기 전에 호스트 조직의 전략적 목표를 파악해야합니다. 전략적 목표를 사용하여 원하는 참석자를 유치하고, 적절한 장소를 선택하고, 최고의 연사를 선발하고, 가장 매력적인 편의 시설 및 활동을 개발하는 방법을 효과적으로 계획 할 수 있습니다.
전략 목표 설정
국제 대회의 목표는 국제 대회 참석자의 목표와 항상 같지는 않습니다. 국제 대회 개최 이유에 대해 알아보십시오. 회원 유치 및 유지, 수익 창출, 이사회 및위원회 위원들에게 휴가 특전 제공 또는 조직을위한 언론 홍보를 유도하는 것일 수 있습니다.
전술 계획 세우기
전략 목표를 알게되면 전략 목표를 설정하십시오. 여기에는 특정 참석자 유형을 유치하기위한 세미나 및 연설자 선택, 수익 창출 무역 박람회 참석, 출석률 향상을위한 배우자 활동 추가, 골프 토너먼트 또는 강 크루즈와 같은 사회적 기능 구성, 시상식 연회 또는 연례 투표 실시 등이 포함됩니다. 회원. 마케팅 계획에는 국제 대회 홍보를위한 광고, 홍보, 홍보 및 소셜 미디어 전략이 포함되어야합니다.
예산 계획
국제 대회 조직의 재정 목표를 결정하고 귀하의 수를 검토하십시오. 대회가 비용 인 경우 특정 예산으로 제한 될 수 있습니다. 조직에 이익 목표가 있거나 예상 수익을 기반으로 지출하도록 허용 할 수 있습니다. 낙관적이고 보수적 인 등록 및 스폰서 수익을 기반으로 예측을 만듭니다.
귀하의 아젠다 개요
그런 다음 행사 일정을 계획하십시오. 날짜, 장소 및 활동을 선택하십시오. 많은 컨벤션에는 이벤트의 전반적인 목적을 설명하고 참석자를 유치하는 데 도움이되는 테마가 있습니다. 당신은 당신의 보드 나 참석자들로부터 날짜와 잠재적 인 위치에 대한 정보를 요구하고 당신이 그것을 선택하기 전에 여러 장소들에 사이트를 방문해야 할 수도 있습니다. 장소, 출석, 재무 성과 및 참석자 및 후원사 피드백에 대해 알아 보려면 이전 규칙에 대한 정보를 검토하십시오. 참석자 체크인부터 시작하여 매일 일정을 설명하는 달력을 만듭니다.
물류 수요 조사
장소, 연사, 요리사, 엔터테인먼트 옵션, 시청각 회사, 프린터 및 여행 회사에 연락하십시오. 마케팅, 등록, 스폰서 십, 배지, 체크인, 전시회 부스, 선물 가방, 프로그램 서적 및 웹 사이트 페이지를 처리하는 방법을 결정하십시오. 리조트, 연회 주선자, 골프 코스 및 여행사와 같은 외부 공급 업체에 대한 제안 요청을 보냅니다. 원하는 공급 업체 목록과 비용을 합산하십시오.
제안서 작성
귀하의 이사회 나 국제 대회 팀에게 국제 대회 계획을 보여주는 문서를 준비하십시오. 조직의 목표와 이러한 목표를 달성하기위한 계획에 대한 이해도를 포함시킵니다. 자세한 일일 일정으로 일정의 일정을 제공하십시오. 완전한 예산을 제시하십시오. 주제, 위치, 세미나 주제, 연사 및 사회 활동을 선택한 이유를 설명하십시오. 연구 결과에 따라 출석, 경비 및 매출 전망을 정당화하십시오.
