"종이없는 사무실"은 결코 100 % 실현 될 수 없습니다. 무거운 컴퓨터 사용에도 불구하고, 거의 모든 기업은 여전히 종이 문서가 필요합니다. 이는 컴퓨터 기반 비즈니스가 종이 기반 양식의 데이터와 상호 작용해야 할 때 어려움을 낳습니다. 물리적 데이터를 가상 시스템으로 "변환"하는 것은 수동 데이터 입력, 문서 이미징 및 광학 인식을 통해 수행 할 수 있습니다.
필요한 항목
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종이 문서
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장비 및 인원 예산
비즈니스 목표 및 요구 사항을 정의하십시오. 고객 지불을 캡처하고, 응용 프로그램을 처리하고, 내부 문서를 보관하고 있는지 확인하십시오. 전자 저장을 위해 문서의 실제 이미지를 저장해야하거나 종이 기반 데이터를 컴퓨터 데이터베이스에 캡처하기 만하면됩니다. 이러한 결정을 내리면 사용자의 요구에 가장 적합한 데이터 처리 시스템을 결정하는 데 도움이됩니다.
기업용 소프트웨어 솔루션을 연구합니다. 유사한 데이터 캡처를 수행하는 회사의 소프트웨어 및 공급 업체에 대한 참조 사항은 귀하가하고자하는 바를 물어보십시오. 당신이하고자하는 일종의 종이 투 전자 전환 작업장을 방문 할 수 있는지 물어보십시오. 시스템을 선택하는 가장 좋은 방법은 실제로 시스템을 보는 것입니다. 양식에서 적은 양의 데이터 만 캡처하는 경우 한 사람이 데이터를 Excel 스프레드 시트에 입력하면 빠져 나갈 수 있습니다. 그러나 현대 비즈니스에서 이것은 아마도 그렇지 않습니다. 문서 / 이미지 캡처가 계획의 일부인 경우 소프트웨어 시스템과 새로운 하드웨어를 찾아야 할 가능성이 높습니다.
조사한 소프트웨어 솔루션을 비교하고 하나를 선택하십시오. 시스템 구입 및 설치 절차를 시작하려면 공급 업체 또는 소프트웨어 배포자에게 문의하십시오. 일반적으로 "발견"이라고 알려진 첫 번째 단계는 공급 업체가 사이트를 방문하여 정확한 요구 사항과 최적의 솔루션을 결정할 때입니다.
발견 및 설치 과정에서 공급 업체와 지속적으로 관계를 유지하십시오. 많은 질문을하고 프로젝트 소유권을 얻으십시오. 문서 캡처 및 데이터 입력 활동을 수행하는 모든 직원이 동일한 작업을 수행하도록 권장하십시오.
시스템을 완전히 테스트하십시오. 솔루션에 버그 나 틈이 있으면 공급 업체가 사이트에있는 동안 찾아야합니다. 이렇게하면 문제 해결과 해결이 훨씬 빨라집니다.
팁
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신뢰할 수있는 공급 업체와 협력하고 공급 업체의 이전 고객 중 한 사람으로부터 피드백을 요청하십시오.
